Revisando objetivos del 2013

Una vez más llega esa época del año en que además del champagne y la celebración de año nuevo debemos tomarnos un momento para revisar nuestros objetivos del año y fijarnos metas para el siguiente.

Toda organización y todo proyecto tiene metas, igualmente cada uno de nosotros debemos tener metas y recorrer los caminos que nos lleven a alcanzarlas. Pensemos que es lo que realmente queremos y para ello tengamos en cuenta esta frase:

El mayor peligro para la mayoría no es tener metas muy altas y no alcanzarlas, sino tener metas muy bajas y lograrlas.<<Miguel Angel>>

Las metas personales deben plantearnos retos, lo que significa que para alcanzarlas tendremos que hacer algo diferente de lo que hicimos el año anterior.

Adicionalmente una meta que no se pone por escrito, realmente no es una meta. En papel o en digital, tenerlas por escrito nos permitirá revisarlas durante el año y cuando surjan los obstáculos en lugar de cambiar la meta, mantengamos la vista en el objetivo y busquemos otros caminos para llegar a el. Si luchamos por conseguir nuestras metas, siempre seremos mejor de lo que éramos al empezar. 

Estimados seguidores de mi blog, espero que puedan cumplir sus metas para el 2014. De mi parte reconozco que fue un gran año en lo personal y profesional. Revisando mi lista de objetivos veo que pude cumplir la gran mayoría de los objetivos del año y los que les faltó poco, los veo como desafíos para este 2014

Espero  que estos post, le sigan siendo de utilidad y como siempre los invito a postear dudas o temas de los que le gustaría conversar.

Su amigo

Luis A. Flores

Escucha activa

Mi columna del portal de Ingenieria del mes de noviembre sobre la importancia de desarrollar habilidades de escucha activa

http://www.portaldeingenieria.com/columnas/detalle/85/

Ayer participé en un evento en el Colegio de Ingenieros ofreciendo una charla sobre habilidades blandas. Como acostumbro hacer en estos casos, empecé preguntando a los asistentes cuáles consideraban que constituían las habilidades más importantes para un gerente de proyecto y para los miembros del equipo. En esta ocasión la mayoría de los participantes coincidieron que la comunicación encabezaba la lista, y más específicamente la comunicación verbal. En esa línea hoy quiero conversar sobre un aspecto importante en la comunicación, que es la escucha activa.

Pensemos en un escenario en que un profesional, al que llamaremos Carlos, es un empleado motivado y piensa que ha encontrado una forma de aumentar la productividad del proyecto o la empresa. Inmediatamente, piensa en comentarle la idea a su jefe. Al llegar a su oficina le pregunta si tiene un minuto. El jefe parece estar muy ocupado pero lo hace pasar. 

Carlos comenta con lujo de detalle su idea mientras que el jefe continua leyendo sus correos. ¿Habrá algo mal en esta escena?

En principio, es muy probable que el jefe se esté perdiendo datos importantes puesto que su mente está concentrada en otra tarea, pero adicionalmente si el jefe tuviera la posibilidad de hacer ambas cosas al mismo tiempo y sin perder concentración, aun así Carlos puede sentirlo de otra forma. Debo confesar que en varias ocasiones he caído en situaciones similares, por ello cuando alguien viene a comentarme algo importante una de las primeras cosas que hago es apagar el monitor. 

La escucha activa requiere entender lo que nos dicen y para estar seguro de ello y demostrar interés, podemos hacer preguntas, repetir o parafrasear lo que dijo la otra persona, pero lo más importante es tratar de entender lo que nos dicen, sin prejuicios previos. 

Muchos son buenos hablando, pero no todos escuchando.

Un lider saca lo mejor de su equipo

Mi columna en el portal de ingeniería del mes de octubre
http://www.portaldeingenieria.com/columnas/detalle/81/

Me encuentro participando en el PMI Leadership Meeting desde New Orleans, compartiendo con otros miembros del PMI diferentes temas; y a poco tiempo de haber iniciado uno de los proyectos más grandes de mi vida con el nacimiento de mi hijo, quisiera hablarles en esta oportunidad sobre la responsabilidad que tiene el gerente de proyecto en sacar lo mejor de los miembros del equipo.

Así como un padre tiene la responsabilidad de brindar las posibilidades para que su hijo logre sus objetivos, aunque de distinta manera, un líder tiene responsabilidades con los miembros de su equipo. En general, si los intereses del proyecto y la organización se alinean con los objetivos personales de los miembros del equipo, se esperará que estos trabajen con mayor motivación y exista mayor probabilidad de conseguir los resultados esperados, pero esto ciertamente no es una tarea sencilla y requiere además conocer los factores de motivación de cada uno.

He aquí una diferencia entre un jefe y un líder, el líder trabajará no sólo en función del objetivo del proyecto y la organización, sino también en utilizar de la mejor manera los conocimientos y habilidades de cada miembro del equipo, y asimismo, brindar espacio para desarrollar nuevas. Al hacer esto, cada miembro del equipo tendrá la oportunidad de continuar desarrollándose.

Sin embargo, para lograr lo anterior, debemos estar preparados para delegar, sin temor a ceder control. Participé por varios años en proyectos de mejora en organizaciones y una de las frases que más se me quedaron grabadas es esta: "Si soy indispensable para que la organización siga funcionando, entonces debo estar haciendo mal mi trabajo". Esto de ninguna manera significa que uno no sea importante para la empresa, simplemente significa que parte de una labor bien realizada, es que tenga una estructura y personas capacitadas para cubrir las necesidades de la organización. Si una labor está enfocada a un solo individuo, definitivamente algo anda mal y las consecuencias de mantener ello podrían ser perjudiciales para la organización. En la medida de lo posible, trato mantener este pensamiento en los proyectos.

Otra forma de verlo, es que sí deseas seguir creciendo, debes ayudar a que otros también lo hagan, en este caso los miembros de tu equipo. ¿Por qué?
Simplemente porque el hacerlo es lo correcto, el resto viene por su propio peso.

Si están de acuerdo con esto o tienen una opinión diferente los invito a comentar.

Cómo manejar el estrés en un proyecto

Mi columna del portal de ingenierái del mes de septiembre
http://www.portaldeingenieria.com/columnas/detalle/72/

Me encuentro próximo a ser papá, definitivamente uno de los proyectos más importantes de mi vida y en paralelo tengo varios proyectos prontos a cerrarse y la presión va aumentando. A manera de relajarme un poco empecé a escribir esta columna y se me ocurrió comentar de cómo la presión y el estrés puede afectar el desempeño del proyecto.

No hace mucho leía un artículo en el que se comentaba que el estrés no era algo negativo. De hecho el estrés puede ser positivo en cuanto nos mantiene alertas. Asociado a ello, un poco de presión puede ser productiva. El problema viene cuando esta presión genera niveles de estrés que causan pérdidas de concentración y eventualmente errores que bajo otras circunstancias quizás no habrían ocurrido.

¿Bajo qué circunstancias se produce esto y qué actitud debería tomar un gerente de proyecto cuando ocurre?

En principio, lo ideal sería tratar de evitar estas situaciones a través de una buena planificación, pero en todo proyecto puede que surjan situaciones problemáticas. El problema viene si estas situaciones se vuelven el día a día del proyecto.

Si clasificamos los proyectos podríamos hablar de proyectos simples, donde los requisitos y tecnología utilizada son ampliamente conocidos y no se espera sorpresas; cuando aumenta esta incertidumbre, pasaríamos a proyectos complicados, proyectos complejos y finalmente proyectos en anarquía.

Conforme aumenta la incertidumbre también aumentan los riesgos y probablemente enfrentemos la presión por culminar el proyecto y consecuentemente mayores niveles de estrés.

Una cosa que debe hacer el gerente de proyecto para manejar este tipo de situaciones, aún cuando tome decisiones enérgicas, es mantener la calma. Para ello, la inteligencia emocional y su experiencia lidiando con este tipo de situaciones jugará un papel importante. En general, es muy recomendable para cualquier miembro del equipo (incluido el gerente de proyecto) encontrar medios para liberar ese estrés como: ir al gimnasio, realizar una caminata, ir al cine, etc. Puede ayudar que en el lugar de trabajo exista un área donde puedan relajarse. Y si un gerente de proyecto detecta que una persona ha llegado a un estado de bloqueo, debe también ser consciente que en ese momento no es posible pedirle que sea productiva. Este suele ser el resultado también de un número excesivo de horas laboradas.

En resumen, la presión y el estrés estará presente en todos los proyectos, pero es importante dosificarla y manejarla adecuadamente.

Colaboradores Motivados

Mi columna de este mes en el Portal de Ingeniería

http://www.portaldeingenieria.com/columnas/detalle/66/

No hace mucho escribía en mi blog sobre el tema de la motivación y su importancia para generar un equipo productivo. Comentaba en ese entonces que para mantener la motivación de un equipo es necesario conocer a las personas y sus expectativas. Una buena política de reconocimientos entre otras estrategias pueden dar buenos beneficios en esta línea.

Sin embargo dentro de los equipos podemos encontrar gente que al iniciar un nuevo proyecto, al regresar de vacaciones o simplemente de un fin de semana descansado regresa el día lunes a su trabajo con mucha energía y motivado para hacer las cosas bien.

¿Qué es lo que pasa unas horas o días después? Esta motivación se ve reducida considerablemente o desaparece del todo. ¿Qué es lo que ocurrió? Una posible respuesta es que no se utilizaron estrategias para reforzar esta motivación.

En esta ocasión quiero plantearlo de otra forma.
Podemos estar invirtiendo mucho tiempo en pensar estrategias de motivación, mientras que nuestro propio comportamiento, en lugar de reforzar esa motivación, lo que hace es desmotivar, aun sin darnos cuenta.

Por ejemplo, quizás a diferencia de nuestros colaboradores tuvimos un fin de semana difícil y llegamos a la oficina quejándonos y hasta gritando por que algún trabajo aun no se encuentra completado, a pesar que la lógica nos indica que este atraso no es algo crítico aprovechamos la situación para realizar una catarsis. Esto se relaciona con el control de las emociones y en definitiva puede disminuir la motivación que tenían los miembros del equipo para realizar su trabajo.

En otras palabras trabajar en definir estrategias de motivación es un factor importante para el desarrollo de los equipos, pero el no caer en comportamientos desmotivantes puede ser incluso más importante. 

Gestión de proyectos de innovación

Mi columna de este mes en el portal de ingeniería 

http://www.portaldeingenieria.com/columnas/detalle/50/

Hace unos días retorné de un viaje a Rusia en el que acompañé a un grupo de jóvenes emprendedores quienes representaron a Perú en la final mundial del Microsoft Imagine Cup en la categoría Innovación. Así mismo, durante los últimos meses he tenido la oportunidad de ver de cerca varios proyectos de innovación. 

Estos proyectos, al igual que cualquier otro tipo de proyecto, requieren una planificación y seguimiento. Sin embargo antes de continuar quisiera plantear algunas preguntas:

• ¿Qué caracteriza a un proyecto cuyo principal objetivo es obtener un producto con una solución innovadora que pueda llevarse al mercado? 
• ¿Es posible utilizar el PMBOK como guía para gestionar estos proyectos? 
• ¿Cuáles son las variables de éxito de un proyecto de innovación?

Como base para definir este tipo de proyectos, podemos recurrir a la norma UNE 166001, la cual establece requisitos relacionados a la planificación, organización, ejecución y control de proyectos de I+D+I. Dentro de estos se encuentran: 

• Justificar de forma previa la necesidad y enfoque de los proyectos a abordar.
• Documentar las actividades y resultados, planificar y programar las actividades, recursos y calendarios de los proyectos.
• Establecer una estructura organizativa del proyecto y la definición de responsabilidades.
• Analizar los riesgos del proyecto y planificar su gestión.
• Presupuestar los costes del proyecto.
• Realizar el seguimiento de las actividades y resultados.
• Disponer de un plan de explotación de los resultados.

Como vemos, todo lo descrito aquí puede ser gestionado utilizando las buenas prácticas de dirección de proyectos contenidas en el PMBOK, mientras que el último punto, usualmente se traducirá en la elaboración de un plan de negocio. En mi experiencia muchos de estos proyectos fueron formulados utilizando la técnica de Marco Lógico, pero su ejecución se llevó bajo los principios del PMBOK. Por lo anterior podríamos concluir que la guía del PMBOK constituye un complemento perfecto para un sistema de I+D+I.

Sin embargo, algo que me gustaría resaltar es que desarrollar exitosamente un proyecto de innovación, requiere también de un equipo de personas creativa, el cual sea capaz de producir una solución innovadora, y para ello, las organizaciones deben brindar espacios que fomenten la creatividad entre sus colaboradores.

* Bienvenido al Congreso Internacional de Dirección de Proyectos 2013

Estimados amigos

El Project Management Institute - PMI Capítulo Lima, Perú, se complace en anunciar la realización del “Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI - Tour Cono Sur 2013”, evento que al igual que en años anteriores, y gracias al decidido trabajo de los voluntarios que lo hacen posible,  tendrá lugar en sus 3 sedes Arequipa, Cajamarca y Lima.

En su Sede en Lima se realizará en el Hotel Sheraton los días 25 y 26  de Noviembre. Los congresos con sedes en Arequipa y Cajamarca organizados por los ahora Capítulos Potenciales de Arequipa y Cajamarca, se realizarán el 27 y 29 de noviembre, respectivamente. Esta es una gran oportunidad para que expositores de diversas industrias nos comenten sus experiencias, para esta edición contaremos con expositores nacionales e internacionales quienes nos comentarán sus experiencias liderando proyectos en diferentes industrias, los cuales estamos seguros serán de utilidad para conseguir los objetivos estratégicos de su organización.

Contaremos además con stands de empresas proveedoras de servicios de educación, de los cuales podrás obtener información de los servicios  y cursos que brindan y por supuesto el infaltable networking no puede estar ausente. Esta también es una oportunidad para conocer e intercambiar ideas con múltiples colegas de la profesión de dirección de proyectos.

El Tour Cono Sur 2013 incluye  todos los congresos de la región sur de Latinoamérica, en sus sedes: Asunción, Buenos Aires, Mendoza, Santiago, Antofagasta, Montevideo, Santa Cruz y las sedes de nuestro país. El Tour Cono Sur  es el encuentro más importante de Latinoamérica sobre la profesión de la Dirección de Proyectos, donde especialistas de primer orden explicarán las últimas tendencias relativas a la Dirección de Proyectos en la Industria nacional e internacional y que desde su primera edición a atraído la atención de los más experimentados gerentes de proyecto.

El lema seleccionado para el Congreso de este año es: “La Dirección de Proyectos como base de Integración para la Consolidación Nacional y Globalización”, consideramos que una gestión de proyectos adecuada es un elemento clave para sacar adelante diferentes iniciativas y emprendimientos que redunden en beneficio del país.

Te invitamos a participar en este gran evento, no te arrepentirás.

Luis Flores, PMP
Presidente - PMI LIMA PERU CHAPTER

Cuando la falta de comunicación merma la confianza en tus proveedores

Mi columna de este mes en el portal de ingeniería 

(http://www.portaldeingenieria.com/columnas/detalle/46)

Es un hecho que en muchos de los proyectos que participamos debemos trabajar con proveedores y es un hecho también que el trabajo de dichos proveedores debe ser monitoreado, sin embargo ¿Cómo monitorear algo cuando no tienes información?

Podemos contar con proveedores muy capaces en los aspectos técnicos, pero cuyo punto débil es justamente la comunicación oportuna. Para ejemplificar este tema les pondré un ejemplo doméstico que me ocurrió recientemente.

Un proveedor se comprometió a realizar un trabajo específico de pintura en una fecha específica. Llegada la fecha pactada no inició los trabajos y tras comunicarme telefónicamente con él, me indicó que había tenido una situación de emergencia, lo cual pude comprender y le solicité que me indicara la nueva fecha en que podría realizar el trabajo. En ese momento me indicó que se iba a comunicar conmigo para confirmarme la nueva fecha y hasta aquí la situación no pasaba más allá de una pequeña incomodidad, dado que no era un trabajo urgente. Sin embargo pasaron los días y tras reiteradas llamadas no obtuve ninguna respuesta por parte del proveedor, hasta que 10 días después se apareció en la puerta de mi casa con todos los implementos necesarios para iniciar el trabajo. Pueden imaginar que en esta ocasión la falta de comunicación si me causaba molestias, dado que ya tenía compromisos adquiridos para ese día y tuve que recurrir a la ayuda de familiares que felizmente pudieron acudir a mi casa para dar las facilidades y supervisar los trabajos.

Todo lo anterior pudo haberse evitado con una simple llamada telefónica. Si vemos los resultados, debo reconocer que el trabajo de pintura es bastante bueno, pero esta falta de comunicación pone en serias dudas si en un futuro volvería a trabajar con dicho proveedor.

Lo anterior es un caso muy simple, y sin graves consecuencias, pero que sucede cuando esto mismo lo llevamos a un nivel de proyectos complejos y el proveedor presenta alguna dificultad que no le comunica al cliente oportunamente o si se ve imposibilitado de cumplir con el cronograma establecido. Desde el punto de vista contractual, podremos incluir informes requeridos e incluso penalidades de diferente índole, pero en la práctica una comunicación oportuna constituye la clave para realizar ajustes a la planificación y es esta transparencia y comunicación continua la que fortalece las relaciones de confianza entre cliente y proveedor.

 

 

Gestión de conflictos

Mi columna de este mes en el portal de ingeniería 

http://www.portaldeingenieria.com/columnas/detalle/39/

 

A través de los años y la experiencia en proyectos, es imposible no encontrar situaciones donde el conflicto esté presente. En los últimos días, he tenido la oportunidad de ver de cerca algunos proyectos en donde el conflicto pudo haber causado serios problemas, si no se tratara a tiempo. Es por ello que en esta edición de mi columna, trataré el tema de conflictos dentro de los equipos de proyecto.

En principio, debemos tener en cuenta que no todos los conflictos son malos en sí. De hecho, una de mis frases favoritas a la letra dice: "Tener alguien en contra, es bueno para pensar". Cuando pienso en esa frase, en este contexto, pienso que si el conflicto surge por una diferencia de opinión, puede ser incluso bueno para el proyecto, si es que las partes en conflicto están dispuestas a resolverlo en beneficio del objetivo final.

Es por lo anterior, que los conflictos deben ser resueltos por las personas involucradas y el primer paso en la búsqueda de una solución, es encontrar un punto en común. A partir de este punto en común y con las ideas de ambos, seguramente será posible encontrar una idea que beneficie más al proyecto.

En lo personal, creo que mientras no sea un conflicto por temas personales, esta diferencia de ideas puede, en lugar de ser una amenaza, convertirse en una fortaleza. Esta situación, se presentará siempre en nuestros proyectos y en nuestro trabajo diario.
 

Project Management is power

Hoy salió mi primera columna en el portal de ingeniería con el título "Project Management is Power"

http://www.portaldeingenieria.com/columnas/detalle/31/

A continuación adjunto el contenido de la columna:

Es para mí un gran placer escribir esta primera edición de mi columna en el Portal de Ingeniería. Este espacio tendrá como objetivo discutir sobre temas relacionados con la gestión de proyectos y gestión de equipos, desde mi propia experiencia y la de algunos colegas.

Hace unos días participé en la reunión de líderes de PMI de Latinoamérica en México y debo decir que como siempre es una experiencia muy gratificante, en la cual se tiene la oportunidad de aprender de las experiencias de otros, conocer gente nueva y ciertamente también alejarse un poco de nuestro ajetreado día a día.
 
En esta oportunidad una de las frases que más se me quedó grabada y que quisiera comentar el día de hoy es “Project Management is Power”.
 
Algunos quizás piensen que esta frase está asociada al nivel de autoridad e incluso imaginarán que sería una muestra de soberbia describir a la gestión de proyectos de esta forma, pero lo cierto es que la gestión de proyectos te da poder, pero poder para servir. Todo proyecto es realizado con un objetivo y el deber del gerente de proyecto es utilizar sus conocimientos y habilidades en beneficio del proyecto, lo cual se traduce a un beneficio para el cliente o más aún en beneficio de la sociedad. 

Lo anterior se complementa además desde la perspectiva humana, ya que el gerente de proyecto tiene como responsabilidad el sacar lo mejor de cada uno de los miembros del equipo y esto se logra a través de una adecuada gestión de los colaboradores.
 
Así que como dice la frase tan conocida de un personaje de Marvel Comics, “Un gran poder trae consigo una gran responsabilidad”. En el caso del gerente de proyecto, este trae consigo la responsabilidad del éxito o fracaso del proyecto y para ello tendrá que recordar que el controlar las variables de alcance, tiempo, costo, calidad y riesgos, pierde un poco de sentido si el proyecto no se enfoca en satisfacer la necesidad específica del cliente y si estos proyectos no se traducen en cierta forma en una oportunidad de desarrollo para los miembros del equipo. 

* No se pierdan de leer mi nueva columna en el Portal de Ingeniería

http://www.portaldeingenieria.com/

Importancia de la gestión de proyectos (Prezi)

El día de ayer navegando encontré una presentación que realicé el año pasado sobre la importancia de la gestión de proyectos. Aquí la comparto para los que deseen revisarla

http://prezi.com/nhrlitynyiwd/importancia-de-la-gestion-de-proyectos/

Procastrinación - Problema real

¿Cuantas veces han dejado de hacer algo importante por hacer otra cosa aparentemente no tan importante?

¿Se han  preguntando por qué lo hacemos? 

¿Por qué algunas veces en lugar de terminar una tarea abrimos el navegador y nos quedamos enganchados con facebook, un juego o cualquier otro tema que nos genere más placer. Por supuesto algunos dirán que esto es para relajarnos y poder trabajar mejor, pero en algunos casos el motivo tendrá otros orígenes.

Muchas veces esto no se debe a que seamos ociosos ni nada parecido, sino que no estamos seguros como realizar la tarea y nos cuesta mucho empezar.

Cuando estamos en ese escenario quizás estemos cayendo en la procrastinación. 

Procastinar se define como   la acción o hábito de postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes y agradables.

En el rol de docente muchas veces he visto como muchos alumnos  aplazan el desarrollo de alguna actividad o el estudio de algún curso hasta el último momento. Esto por supuesto aumenta el riesgo de que el resultado no sea el esperado y eso se traduzca en una baja calificación. .

De manera similar, lo cierto es que esto no desaparece en el ambiente profesional y aun más podemos hablar de diferentes tipos de respuesta de las personas que caen en la procrastinación. Una posible clasificación nos dice que podemos diferenciar tres tipos de respuestas, cada uno con características distintas.

1. Los que te evitan. Estas son las personas que no te van a responder correos ni llamadas, por que en realidad no quieren decepcionarte, no pueden aceptar que no han podido cumplir con la tarea y probablemente les cueste pedir ayuda.
2. Lo que te contaran historias.  Estas son las personas que no quieren decepcionarte, te dirán lo que creen que quieres escuchar, te dirán que todo está bien, que han puesto todo su esfuerzo y que te vas a quedar maravillado cuando veas el resultado. 
3. El tercer grupo es diferente, este grupo incluye aquellas personas que de hecho saben muy bien como hacer su trabajo y quieren hacer un buen trabajo, pero que son tan exigentes que nunca les va a parecer que el resultado es suficientemente bueno. A este punto ya deben haberse dado cuenta que este es el grupo de los perfeccionistas.

Sea cual fuera el caso lo que tienen en común los tres grupos es que por diversos motivos no logran cumplir con la tarea en el plazo especificado. 

A fin de evitar lo anterior es necesario gestionar adecuadamente los tiempos del proyecto, monitorear los avances y mantener una estrecha comunicación, pero lo más importante es que todos los miembros del equipo comprendan su responsabilidad y el impacto que podría tener en el proyecto un retraso de las actividades a su cargo.

Tratar con alguien que cae en procrastinar requiere ciertas habilidades del responsable, pero lo más importante es que no se trata de recriminar el comportamiento sino de buscar alternativas junto con la persona, de modo que esta pueda cumplir con su responsabilidad.