Si han estado en una situación como la anterior, quizás sientan que dichas reuniones no fueron efectivas y que por el contrario consumen tiempo del proyecto que podría utilizarse en otras actividades.
¿Qué podemos hacer para enfrentar esta situación? En esta oportunidad trataré de resumir algunos de los puntos que a mi parecer son importantes y se deben tener en cuenta para realizar reuniones efectivas.
1) El objetivo: Cada reunión debe tener un objetivo definido y comunicado con anterioridad. Este objetivo puede ser muy puntual (como tomar una decisión sobre la compra de un equipo) o un poco más amplio (como revisar el estado del proyecto), pero en todos los casos debe quedar claro para los participantes de la reunión cuál es el motivo de la reunión. De esta forma cada uno de los participantes llega preparado y enfocado en lo que se va a discutir. Puede ocurrir que en dicha reunión se desee tratar un tema adicional, si esto surge durante la reunión debería tomarse nota del asunto y si queda tiempo disponible puede tratarse al final de la reunión. De hecho en mi experiencia al momento de organizar la reunión es bueno dejar unos minutos libres al final de la reunión para tratar algún tema adicional que surja, pero todos deben tener claro el porqué se están reuniendo y qué es lo que se espera obtener de la reunión.
2) Los tiempos: En mi opinión hay veces que se requieren reuniones de larga duración para analizar temas críticos, sin embargo en la mayoría de los casos las reuniones muy largas resultan ser no efectivas. Los participantes se aburren y empiezan a pensar en otras cosas o hablar de otros temas con lo cual la duración se extiende aun más y la probabilidad de llegar a una conclusión efectiva se reduce. En caso se requiera realizar reuniones largas es adecuado establecer tiempos de descanso intermedios. En particular si las personas son muy activas, como es mi caso, estar sentados mucho tiempo resulta pesado. Por otro lado es muy importante respetar los tiempos establecidos por cada tema que se vaya a tratar y más importante aun el tiempo total de la reunión. Cuando la discusión de un tema se prolonga demasiado puede ser síntoma de que se están alejando del objetivo específico. Adicionalmente, pasada la hora establecida para finalizar la reunión, muchas personas empezarán a pensar en su siguiente actividad y su capacidad de enfocarse en el objetivo se reduce.
3) Las reglas: Dentro de un grupo es necesario definir reglas de comportamiento y estas deben evidenciarse en las reuniones. Algunos ejemplos de esto son:
- Forma de participación: ¿cada quien habla cuando desea o el facilitador cede la palabra al que desea expresar su opinión? Está de más decir que levantar la voz o utilizar frases despectivas es inaceptable en un equipo que busca el mismo objetivo.
- Toma de decisiones: ¿las decisiones se toman por mayoría simple, mayoría absoluta, consenso? ¿Qué significa consenso para los participantes?
- Uso de celulares, puede ser recomendable mantenerlos en silencio o en vibrador.
4) El facilitador o moderador: Es quien debe velar que la reunión se mantenga enfocada en el objetivo, que los participantes tengan la posibilidad de expresar su punto de vista, que se respeten las reglas de comportamiento, que se respeten los tiempos y se registren los acuerdos. En algunos casos puede ser necesario que para fomentar la participación de todos, el facilitador pregunte directamente a cada uno de los participantes su opinión sobre el tema tratado.
5) Logística: Se debería tener todo listo previo al inicio de la reunión. Se debe contar con lo necesario según el caso: cañón multimedia, papel, lapicero, pizarra, plumones, etc. Si la reunión va a durar mucho es importante que la sala de reuniones sea adecuada, que cuente con asientos cómodos y temperatura adecuada. Además es bueno contar con agua y quizás algo de comer. Esto hace que la reunión sea un poco más agradable. Con respecto a este punto en alguna oportunidad leí que si querían tener una reunión corta hagan lo contrario, (ambiente no tan cómodo) puesto que la gente querrá terminar más rápido y llegarán a acuerdos más rápido. Dejo a opinión de los lectores analizar esta idea.
Como un punto final creo que vale el comentario que en el caso de un jefe de proyecto que desea conocer el avance de su equipo, en realidad resulta más efectivo preguntar a cada uno individualmente que reunirlos a todos, solo con este objetivo. La idea de una reunión debe ser llegar a un acuerdo.
