Evaluación, capacitación y retroalimentación - Herramientas clave para el cambio

Está claro que para que las organizaciones logren el éxito requieren contar con las personas, los procesos y la tecnología adecuada. Sin embargo, no importa que tan preparada se encuentre una persona al momento de ingresar a una empresa, con el tiempo necesitará adquirir nuevos conocimientos y habilidades por lo que el aprendizaje continuo constituye una competencia clave para cualquier profesional.

En un proceso de cambio en particular la capacitación constituye uno de los ejes principales sobre el cual se soporta la gestión del cambio y es importante entender el papel de la empresa y el rol de los jefes directos en promover la mejora de capacidades de los colaboradores de la empresa y el papel del área de recursos humanos o gestión del talento en estos procesos.

Al respecto, el primer error que se comete es pensar que el área de recursos humanos es responsable de identificar las nuevas habilidades o conocimientos que requieren los colaboradores. Esta función debe corresponder a los jefes de unidad y puede realizarse en cualquier momento, en especial durante la planificación de un proyecto de cambio, pero, además, la evaluación anual puede ser un momento preciso para identificar estas necesidades y poder incluirlas en el Plan de Capacitación.  

Adicionalmente, una evaluación de desempeño debe terminar con una sesión de retroalimentación al personal y durante esta reunión el jefe tiene la posibilidad de utilizar preguntas poderosas que permitan identificar en conjunto las necesidades de desarrollo. Es curioso como en  mi experiencia he podido ver muchos jefes que se quejan del desempeño o de la forma en que ejecutan sus tareas los colaboradores, pero nunca se han sentado con ellos para explicarle sus expectativas. 

Figura 1: Ciclo de Desarrollo de Capacitaciones

Luego de haber identificado las necesidades de desarrollo, corresponde el diseño de la capacitación. En este punto el mayor esfuerzo corresponde al área de RRHH, sin embargo, sería incorrecto decir que los jefes de unidad no deberían opinar, pues en todo el proceso, ellos son los responsables de que los entrenamientos contribuyan al logro de los objetivos de la unidad y la organización.

Una vez diseñada, con todo lo que eso implica, se debe realizar la capacitación, y aunque la gestión logística recae nuevamente en el área de RRHH, la responsabilidad de motivar que el personal participe en la capacitación es del jefe de unidad. De esta forma, se deja clara a los colaboradores la importancia de las capacitaciones, puede ser usada como una herramienta de motivación y brinda seguridad psíquica a las personas, dado que en general, las empresas invierten en capacitar a personas a las que encuentran valiosas y no en personas de las cuales piensan disponer en el corto plazo.   

El último paso dentro del ciclo de una capacitación corresponde a la evaluación de la capacitación. Al respecto existen diferentes indicadores cuantitativos y cualitativos que pueden ser utilizados y la responsabilidad de presentar estos resultados ante el comité directivo corresponde al jefe de unidad. De esta forma el jefe asume la responsabilidad por identificar necesidades, que el diseño y la ejecución de la capacitación se realice en forma adecuada y tiene una base sobre la cual evaluar el desempeño futuro de sus colaboradores.

Finalmente, la evaluación real de una capacitación sólo se observa al evaluar si ha generado una mejora en las funciones de los colaboradores. En este punto volvemos al tema de la evaluación y retroalimentación, en la cual el jefe podrá evaluar el cambio en el desempeño del colaborador y brindarle una retroalimentación positiva o identificar nuevas necesidades de desarrollo.

En todo el proceso anterior que, según muestra la figura 1, constituye un ciclo continuo debe haber un trabajo conjunto entre las unidades funcionales o de proyectos y el área de RRHH, a fin de que las inversiones que se realicen en capacitación generen un beneficio a la organización.   

Así mismo es importante resaltar la necesidad de la relación entre estos procesos y la gestión de conocimiento, dado que parte de la estrategia de desarrollo de los colaboradores debería incluir aspectos como identificar multiplicadores de conocimiento, almacenar materiales de capacitación y actualizar perfiles de puesto para garantizar que la descripción de competencias requeridas por el puesto se encuentren actualizadas en caso sea necesario en el futuro realizar un proceso de selección.  

En resumen, la capacitación permite complementar conocimientos y habilidades necesarios para hacer frente a nuevas formas de trabajo o nuevas tecnologías, pero estas capacitaciones deben ser adecuadamente enfocadas para apoyar el éxito del proyecto y el desempeño organizacional.   

Agilidad frente al COVID

Todos vivimos preocupados por la situación sanitaria y económica generada en el mundo a raíz de la pandemia del COVID -19. En este contexto, las empresas y organizaciones en general se han visto forzadas a cambiar su forma de trabajo con el fin de subsistir o continuar brindando servicios de primera necesidad. Para algunos esto puede ser visto incluso como una oportunidad de realizar cambios que antes no hubiera sido posible implementar. Que el mundo ha cambiado es una verdad clara y en mi opinión el mundo no volverá a ser el mismo, incluso una vez descubierta la vacuna.

A diario vemos en las noticias los últimos datos sobre infectados y fallecidos, así como nuevas medidas de seguridad adoptadas. Vemos también como el teletrabajo o trabajo remoto se han impuesto como la forma de trabajo dominante y la virtualización como el único medio de brindar servicios educativos.

En este contexto es mi parecer que las organizaciones que han enfrentado mejor la situación, sin desearlo quizás, han evidenciado brochazos de agilidad organizacional.  

Los invito a analizar hechos específicos sobre esta hipótesis.

•     Las organizaciones y el gobierno incluso se han visto obligados a tomar decisiones rápidas dejando de lado los aparatos burocráticos.  De hecho, analizando la situación de los países más afectados podríamos sugerir que una de las razones de que dichos países se ven más afectados por el COVID-19 es por la demora en la toma de decisiones. El mismo escenario se ve en las empresas que no son capaces de implementar cambios de forma rápida que les permitan hacer frente a la adversidad.

•    En base a cómo evoluciona la situación, las instituciones se ven forzadas a tomar nuevas decisiones, creando nuevas acciones y dejando de lado decisiones previas. Esto refleja un comportamiento de retroalimentación continua y aprendizaje.

•     En un contexto como tal las organizaciones requieren el compromiso de los trabajadores bajo condiciones en que no estaban preparadas para ejercer un control exhaustivo por lo que el trabajo en equipo se convierte en un elemento diferenciador significativo. En este contexto también muchas organizaciones se han apoyado en competencias previamente adquiridas por sus trabajadores para soportar la nueva forma de trabajo y en muchos casos estos colaboradores han tenido que asumir roles de soporte o apoyo al resto de colaboradores.     

Puede que en algunas organizaciones los aspectos anteriores hayan ya estado presentes en su cultura y ante la crisis hayan podido reaccionar en forma rápida, sin embargo, conozco varias organizaciones que teniendo una estructura sumamente burocrática y una gestión “tradicional” han tenido que adaptarse para subsistir durante este tiempo.  En estos esfuerzos pienso que algunas entraron en procesos caóticos cuyos resultados son inciertos, pero también observo algunas otras que apoyándose en ciertas capacidades no explotadas previamente han podido enfocar el tema en una forma ágil, incluso sin pretenderlo.  

Por las razones anteriores, creo que la situación del COVID-19 evidencia que algunas organizaciones están en la capacidad de incluir un enfoque más ágil dentro de su enfoque de gestión. Sin embargo, depende de cada organización que esta capacidad pudiera ser más desarrollada y llevaría a un proceso de gestión de cambio para que pudiera formar parte permanente de la cultura de la organización.     

Al final, el resultado de las estrategias y decisiones tomadas por la organización bajo las premisas anteriores se podrá evaluar más claramente cuando la situación sanitaria haya mejorado y la economía se reactive, pero por el momento pareciera que las organizaciones que evidencian un pensamiento ágil están afrontando mejor la situación.

Equilibrio Somático frente al Stress

En una entrada anterior describía el concepto de equilibrio somático y en a finales del mes de noviembre tuve la oportunidad de participar como expositor en los Congresos de Dirección de Proyectos realizados en Trujillo, Piura y Cajamarca y como parte de mi participación realicé una encuesta que sugiere reflexión sobre como los jefes de proyecto equilibran el trabajo y las otras actividades que ayudan a lograr el equilibro somático. 

A continuación comparto algunos de los resultados de la encuesta en la cual participaron un promedio de 250 personas:

Pregunta 1: ¿Bajo que condiciones de estrés vive, trabaja o estudia?

Los resultados de esta pregunta arrojan que el 50% de los encuestados consideran que trabajan, viven o estudian con niveles altos de estrés y de toda la muestra un 20% considera que tiene bajos niveles de estrés. La encuesta no tenía por objetivo profundizar en las razones por las cuales se dan estas respuestas. Sin embargo  no es de sorprender que los jefes de proyecto trabajen bajo altos niveles de estrés, lo que genera la necesidad de que los profesionales encuentren formas de reducir  dichos niveles de estrés, así como la responsabilidad de las empresas de monitorear los niveles  de estrés  de sus colaboradores y combinar momentos de aceleración, con momentos de des-aceleración. 

Asociado a la pregunta anterior y dado que los niveles altos de estrés suelen evidenciarse también con trastornos físicos  se planteó la siguiente pregunta:

2) ¿En los últimos 6 meses ha tenido alguno de estos malestares?

El malestar más común en la muestra (presente en alrededor del 64% de las respuestas) fue el dolor de espalda o de cuello. Síntomas que comúnmente se asocian a esfuerzos físicos excesivos o al estrés. En segundo lugar se menciona el dolor de cabeza y el cansancio excesivo. Dado que en su mayoría las respuestas provienen de jefes de proyecto, parece lógico asumir que en su mayoría estos malestares son consistentes con los valores obtenidos en la pregunta anterior sobre los niveles de estrés.  

El estado físico adecuado es una forma de combatir el estrés y constituye el primer componente del equilibrio somático.  En esa línea las siguientes preguntas buscaban indagar un poco sobre el  estado físico de las personas.  

Pregunta 3: ¿Con qué frecuencia se hace un chequeo médico general?

Realizar un chequeo médico general al menos una vez al año ayuda a mantener buena salud  y a detectar cualquier problema físico de manera oportuna. Con respecto a esto los resultados muestran que el  37% solo va al médico estando enfermo y un 15% solo va al médico si lo obligan. Un 16% se realiza un chequeo médico general al menos una vez al año. Cabe mencionar que la mayoría de seguros particulares ofrecen la posibilidad de realizar un chequeo anual gratuito y la ley de seguridad y salud en el trabajo en Perú fuerza a las empresas a programar exámenes de salud ocupacional para sus colaboradores en periodos de uno o dos años dependiendo del sector.    

Pregunta 4: ¿En general como sano?

Ante esta pregunta se obtiene que un 27% asegura comer sano y  un 31% afirma lo contrario.  En otras palabras casi un tercio de los encuestados reconoce que no come sano habitualmente.  El 41% que responde "Creo que sí como sano" requeriría mayor investigación, pero es de suponer que los encuestados tendrían diferentes percepciones de lo que significa comer sano.  Los resultados de esta pregunta se complementan con la pregunta 5. 

Pregunta 5: ¿Con qué frecuencia como fuera de la hora o dejo de comer?

El comer fuera de hora o dejar de comer genera otros trastornos físicos como los malestares gastrointestinales de la pregunta 2, de ahí que el 21% que casi siempre come fuera de horas o incluso deja de comer constituye un riesgo para su salud. Si a eso le sumamos el 32.6% que lo hace con cierta frecuencia podríamos afirmar que de los encuestados  más de la mitad suelen tener hábitos alimenticios que pueden afectar el estado físico y con ello el equilibrio somático, que permite hacer mejor frente a los desafíos. Estos resultados parecen ser consistentes también con el 30% que reportaron haber tenido problemas gastrointestinales en los últimos 6 meses en la pregunta 2. 

Pregunta 6:    ¿Cuantas horas a la semana hace ejercicio?

Todos los médicos indican que el ejercicio frecuente tiene muchos beneficios, pero en particular cuando se tienen profesionales cuya actividad se enfoca más en esfuerzo mental que físico, es necesario realizar ejercicio de modo que el cuerpo esté preparado para soportar los niveles de estrés mental. De aquí que el resultado de que el 58.6% de los encuestados realice nada o muy poco ejercicio refleja la necesidad de realizar un mayor nivel de actividad física a fin de mantener el cuerpo sano. Cabe resaltar el 22% que realiza más de 4 horas de ejercicio semanal.   

Finalmente la pregunta 7: ¿Que tan satisfecho estoy con mis horas de de descanso

                                    

Esta pregunta muestra que el 50% de los encuestados siente que las horas de descanso no son suficientes y un 11%  considera que siempre está cansado. 

La buena alimentación, los chequeo médicos, el ejercicio y el descanso son elementos que ayudan a mantener un cuerpo sano y esto a su vez permite enfrentar mejor las situaciones complejas y mantener el estrés en niveles manejables. 

Otro componente del equilibrio somático que ayuda a enfrentar el estrés es el control de las emociones. El control de las emociones se relaciona directamente con la inteligencia emocional, concepto popularizado por Daniel Goleman y considerado actualmente como una de las principales competencias de un buen profesional. Así mismo el componente espiritual nos ayuda a prepararnos y enfrentar situaciones de estrés. 

El componente espiritual en personas religiosas puede relacionarse con la religión, sin embargo en un contexto más amplio se refiere a saber que somos parte de algo más grande. 

La pregunta 8 muestra algunas de las acciones que se pueden desarrollar y la frecuencia de uso por parte de los participantes en la encuesta. 

Cabe resaltar que más de la mitad de los encuestados mencionó que el contacto con la naturaleza es algo que frecuentemente realizan. Dado que esta encuesta se realizó en el norte del país en ciudades ricas en turismo es probable que esto influya en este resultado y que si la misma encuesta se realizara en la capital los resultados puedan diferir significativamente. 

El último componente del equilibrio somático es la mente, sin embargo en la actualidad el seguir desarrollando conocimientos ha dejado de ser una ventaja competitiva y se ha convertido en un requisito para cualquier profesional, sin importar el campo. De hecho la sola presencia de los participantes en los Congresos sugiere el interés por seguir desarrollando este aspecto, lo cual brinda mejores herramienta para enfrentar situaciones complejas que generan estrés.     

En conclusión al analizar los resultados de la presentación con los participantes, la mayoría reconocía que el equilibrio somático en un profesional ayuda a lograr mejores resultados y que debido a múltiples razones muchos de ellos descuidan uno o más de los 4 componentes  

Realizar un auto-análisis del nivel de satisfacción con los elementos que forman el equilibrio somático es el primer paso para elaborar un plan de acción y por experiencia propia puedo afirmar que lograrlo te permite lograr mejores resultados. El estrés en un rol como gerente de proyecto, responsable de cambios en la organización siempre estará presente y eso no necesariamente es malo. Ciertos niveles de estrés ayudan a mantenerte alerta, pero demasiado estrés y la ausencia del equilibrio somático se convierte en una bomba de tiempo que eventualmente generará problemas de presentismo y ausentismo, lo cual afecta negativamente el logro de los objetivos organizacionales y personales.