Revisando leecciones aprendidas

Estando a punto de terminar el año y de trabajar en nuevos objetivos para este 2015 se me ocurrió escribir un poco sobre la importancia de las lecciones aprendidas. 

En gestión de proyectos se habla mucho de la importancia de revisar lo bueno y lo que se podría mejorar en cada proyecto. De hecho se llega a decir que un proyecto no está completo si el equipo no ha recolectado lecciones aprendidas. Esto ciertamente busca resaltar su importancia, sin embargo he tenido la posibilidad de ver como muchas empresas realizan esta tarea sin considerar su verdadero valor. Estas lecciones aprendidas forman parte de los activos organizacionales y como tal deberían ayudar en la planificación de  nuevos proyectos, pero para ello deben ser recolectadas, almacenadas y difundidas. Diferentes metodologías plantean diferentes formas de hacerlo, pero todas resaltan su importancia.

En emprendimiento por otro lado se dice que es mejor fracasar rápido, y pasar al siguiente emprendimiento, pero esa afirmación lleva consigo también el aprendizaje que te servirá para el próximo emprendimiento. Si no lo recordamos volveremos a tropezar con la misma piedra o como decía Albert Einstein, si buscas resultados diferentes, no hagas siempre lo mismo. 

En el ámbito personal por otro lado, he comentado antes sobre la importancia de mejorar las relaciones interpersonales para aumentar la productividad personal y en equipo, al mismo tiempo de reducir conflictos, pero a pesar de todas las herramientas que podamos usar para este objetivo (SDI, coaching, PNL, inteligencia emocional) de vez en cuando cometeremos errores al tratar con las personas.  Después de todo nadie viene con manual de usuario. Pero cada uno de estos errores constituyen también lecciones aprendidas que deberemos tener en cuenta la próxima vez. Esto nos permitirá seguir creciendo y ser cada día mejores en lo que hacemos.

Los invito entonces a tomar unos minutos de su tiempo para reflexionar sobre lo acontecido en el 2014 y con ese aprendizaje empezar con buen pié y nuevos objetivos el 2015 y si la memoria no ayuda usen una libretita o anotenlo en su celular de modo que puedan tenerlo presente. 

Para finalizar los dejo con una frase que salió en uno de los cursos que dicté y que creo que es adecuada para iniciar nuevos proyectos.

El pasado son lecciones aprendidas valiosas, el futuro es algo incierto, pero tus proyectos presentes te necesitan ahora. Mantén siempre la vista en lo que quieres lograr pero recuerda que lo que haces hoy te debería acercar a lo que quieres en el futuro.

5 razones para contratar un CAPM

No es un secreto que las empresas requieren contratar personal capacitado para desarrollar las actividades asignadas según su rol. En el caso de la gestión de proyectos sin lugar a dudas la certificación PMP es la más reconocida a nivel mundial, y es una certificación ampliamente solicitada para la contratación de gerentes de proyecto, sin embargo hace algunos años PMI reconoció la necesidad de brindar una certificación dirigida a las personas que se inician en la gestión de proyectos. Así nació la certificación CAPM (Certified Associate in Project Management) o Técnico Certificado en Gestión de Proyectos.

¿Pero que beneficios recibe una empresa que opta por contratar un CAPM?

1) Contratas a alguien consciente que el crecimiento de una empresa se genera a través de proyectos y el éxito de estos depende de múltiples factores incluyendo el cumplir con los plazos, controlar el presupuesto, hacer de la calidad una forma de vida, hacerle frente a los riesgos, etc. 

2) Contratas a un profesional con conocimientos demostrados sobre gestión de proyectos que no tendrá problemas para comunicarse y trabajar con gerentes de proyecto de mayor experiencia.

2) Incluyes dentro del equipo una persona proactiva que propondrá ideas en beneficio del proyecto.

3) Luego de un tiempo estará listo para dirigir un proyecto pequeño o mediano con la ventaja adicional de que ya tendrá el conocimiento del negocio, lo cual le permitirá tener una visión clara para el proyecto.

5) Los hechos hablan por sí mismos, Estudiantes universitarios que han optado en los últimos ciclos por obtener la certificación CAPM han combinado su carrera específica con los aspectos de gestión para generar un mayor valor a la empresa, lo cual a su vez le ha  permitido asumir mayores responsabilidades dentro de la misma.

Por estas 5 razones, pienso que una empresa obtiene beneficios al contratar un CAPM. Tengo el gusto de conocer a varios jóvenes profesionales que han optado por esta certificación y puedo dar fe que cada uno de ellos es un buen ejemplo de profesionales comprometidos con su carrera y que aportan al desarrollo de la empresa. 

   

La importancia de la creatividad

Hace unos días regresé de Paris donde tuve el gusto de participar con un grupo de académicos en un proyecto internacional orientado a brindar recomendaciones para la enseñanza de gestión de proyectos en pregrado. Considero que este proyecto traerá muchos resultados positivos, pero ya comentaré más adelante sobre esto cuando se haya publicado oficialmente los resultados.

Estando en Paris tuve la oportunidad de visitar el museo del Louvre, y por supuesto tomarme mi respectiva foto con la Monalisa.  Cada una de las obras de escultura y pintura que se aprecian en el museo son muestras de la creatividad de sus autores, muchos de los cuales fueron criticados en su momento por sus ideas.

Esta misma situación se encuentra presente en muchas empresas. Cuando estamos frente a un problema o queremos incursionar en un nuevo negocio requerimos de la creatividad de las personas para plantear cursos de acción diferentes a los habituales, sin embargo estas ideas creativas muchas veces son criticadas por las personas que están acostumbradas a realizar el trabajo de una forma determinada, dando como resultado que no se produzcan cambios y en casos más críticos la desaparicicón de la empresa. Las empresas más exitosas en cambio son aquellas que están innovando constantemente y para ello requieren de personal creativo que aporte nuevas ideas.

En base a lo anterior podríamos decir que la creatividad es un aspecto importante para el futuro de una empresa, pero ¿cómo mantener la  creatividad?.

 

Los estudiosos de este tema han encontrado que el cerebro se encuentra dividido en dos hemisferios, el hemisferio izquierdo del cerebro se encarga de controlar  las funciones del habla, escritura, numeración, matemáticas y lógica, mientras que el lado derecho del cerebro se encarga de los sentimientos, emociones, creatividad y habilidades de arte y música.

En profesiones como la Ingeniería donde la exactitud y los cálculos son parte integral del día a día es común utilizar más el lado izquierdo del cerebro, sin embargo a fin de mantener la creatividad es importante ejercitar el lado derecho. Esto se puede lograr haciendo las cosas de forma distinta a lo habitual, las actividades recreativas ayudan también mucho a este aspecto. Seguramente si haces memoria recordarás que tus mejores ideas surgieron cuando estabas relajado.

En el caso de las empresas por otro lado  es importante que el trabajo no agovie a los colaboradores  y que hayan espacios donde se promueva y premie la creatividad.  Empresas como google por ejemplo proveen espacios de descanso para sus colaboradores y siempre hay una pizarra cerca para escribir una nueva idea.

Y para terminar quiero proponerles un reto: Mencionar en los comentarios 20 usos que le pueden dar a un lapiz común y corriente aparte de escribir.      (No vale buscarlo en google)

  

Actitud positiva

Hemos pasado ya la mitad del año, el frío ya se siente en las calles y seguramente a muchas personas les cuesta más ir a trabajar,  y hace un par de días mientras escuchaba la radio camino al trabajo el locutor comenzaba el programa diciendo que el clima de Lima era excelente. Independientemente de que si estuviera de acuerdo o no, me hizo recordar esta frase de John Maxwell

"Hay una pequeña diferencia en las personas, pero esa pequeña diferencia hace una gran diferencia. La pequeña diferencia es la actitud. La gran diferencia es si es positiva o negativa"

De hecho la actitud es una característica importante en un líder. Si vas a empezar un proyecto pensando en fracasar. ¿Para qué iniciarlo?.  La actitud positiva del líder se transmite a sus colaboradores y  cuando esto va a acompañado de las capacidades técnicas requeridas es posible lograr resultados sorprendentes.

En la actualidad los proyectos son cada vez más complejos, llevan consigo niveles altos de incertidumbre y se enfrentan a problemas inesperados. Una adecuada gestión de riesgos nos permite mitigarlos, pero junto con ella debe haber una actitud positiva para hacerles frente. 

El líder que logra mantener una actitud positiva frente a los problemas tendrá mayor posibilidad de mantener en alto el espíritu del equipo y con ello mantener la creatividad requerida para plantear soluciones a los problemas que se presenten. 

* Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI 2104

Para todos los interesados, vayan reservando su agenda para participar en el Congreso Internacional de Dirección de Proyectos este 24 y 25 de noviembre y no se olviden de llevar sus tarjetas de presentación.  

Ahi nos vemos..

Inteligencia emocional y liderazgo

Es claro que una característica del lider es la combinación de múltiples habilidades interpersonales.  Hace unos días estuve haciendo una presentación de habilidades y haciendo una revisión de las habilidades que los asistentes estarían interesados en desarrollar, una de las que más causó interés fue la de inteligencia emocional, motivo por el cual me animé a escribir algo sobre el tema en esta columna.

Los especialistas han hecho muchos estudios acerca del cerebro humano y yo diría que la única conclusión completamente válida es que el cerebro humano es maravilloso. Dentro de estos estudios se ha identificado que el cerebro humano puede ser dividido en  el sistema reptiliano, sistema emocional y sistema racional, así como que el hemisferio izquierdo controla la lógica, mientras que el derecho representa el lado creativo. En el tema de inteligencia emocional propiamente el libro de Daniel Goleman es quizás el libro más representativo utilizado en escuelas de educación, administración y psicología.

El hecho es que estos estudios permiten también afirmar que en general la emoción le gana a la razón. La historia nos presenta muchos casos en que este hecho lleva a resultados desafortunados.  Por ejemplo un padre que cuando llega a su casa escucha ruido, él está convencido que su hija está en casa de una amiga porque le pidió permiso en la mañana, así que asume que algún ladrón ha ingresado a su casa y toma su arma, la hija sale de repente queriendo darle una sorpresa y el padre sin pensarlo le dispara quitándole la vida. De manera similar en  muchas ocasiones decimos o hacemos cosas sin haberlas pensado previamente llevados por la emoción y posteriormente nos arrepentimos.

Imaginen un jefe que llega a su oficina luego de haber tenido una fuerte discusión con su esposa el fin de semana. ¿Al llegar a la oficina el día lunes estará de buen ánimo para recibir quejas?  Si se deja llevar por la emoción podría  llevarlo a deteriorar la motivación del equipo. Por supuesto que bajo esas circunstancias puede ser difícil controlar nuestras emociones, pero el poder controlar nuestras emociones es en definitiva una característica que puede hacer la diferencia, y el primer paso para ello es tomar conciencia de ellas. A partir de esto podremos realizar algunas acciones que nos permitan reaccionar de manera diferente ante situaciones específicas. 

Sin embargo en los casos en que llevados por la emoción hayamos dicho o hecho algo que posteriormente el cerebro pensante haya identificado como equivocado, mi sugerencia es simplemente reconocerlo y si fuera necesario disculparse con los afectados. Esto nos ayudará a tomar conciencia de las emociones y a mejorar las relaciones con los otros miembros del equipo. 

Talleres, Team building o coaching de equipos

También dispónible en mi columna en el portal de Ingeniería 

http://www.portaldeingenieria.com/columnas/detalle/96/ 

En muchos casos probablemente hemos escuchado que la motivación y tener un equipo cohesionado aumenta la probabilidad de obtener los resultados esperados. En esta línea como gerentes de proyecto o directores de empresas tenemos diferentes alternativas. 

Algunas empresas podrían optar por la realización de talleres de trabajo en equipo. Estos talleres pueden generar buenos resultados siempre y cuando se planteen como una experiencia de autoconocimiento. En muchos casos podemos encontrarnos con gente que es "experta en actuar  los casos de estudio" pero cuando se enfrentan a situaciones reales de negocio responden, analizan y actúan tal y como son.   La aplicación de herramientas como el SDI (Strength Deployment Inventory) entre otros pueden ayudar a cumplir este objetivo.

El SDI es una herramienta desarrollada por el doctor Elias Porter en 1971 tomando en cuenta el trabajo de Erich Fromm sobre tipos de personalidades, lo cual a su vez estuvo basado en los trabajos de Freud. Fue ademas la primera teoría en utilizar colores para diferenciar los tipos de personalidad. Con esta herramienta buscamos identificar cual es la motivación detrás de la conducta y nos permite identificar fortalezas personales, fortalezas excedidas, fortalezas de equipo y expectativas, en lo personal puedo agregar que aplicar esta herramienta en mi propia vida me ha dado muchas satisfacciones en el trabajo con equipos conformados por personas con diversas motivaciones.

Otra herramienta que genera buenos resultados es el team building, que básicamente consiste en la realización de un conjunto de actividades usualmente en un lugar alejado de la oficina, con el fin de que el equipo pueda desconectarse de sus tensiones diarias y pueda dedicarse exclusivamente a construir la confianza mutua. Si tenemos un equipo que recién se conoce esta puede ser una excelente opción para mejorar la integración del equipo, con lo cual se espera puedan también lograr mejores resultados.

Finalmente está el coaching de equipos que presenta al equipo desafíos reales y actuales de negocio, con una perspectiva sistémica que incluya desarrollo personal, de liderazgo, del equipo, de la cultura, sin descuidar los resultados concretos para la organización. En otras palabras provee las herramientas para que el equipo encuentre sus propias respuestas con lo cual se promueve la innovación, creatividad  y resolución de desafíos.

Empezando un nuevo proyecto

Mi columna en el portal de Ingeniería 

http://www.portaldeingenieria.com/columnas/detalle/93/

Escribo estas líneas luego de mi primera clase del semestre en la universidad que dicto, y pensé que sería una buena oportunidad para tratar acerca de las actividades que a veces olvidamos hacer al inicio de un proyecto o que realizamos sin darle la importancia requerida.

En mi función de profesor universitario, cada semestre que inicia es un nuevo proyecto, con un objetivo claro: brindar lo mejor de mí para beneficio de los estudiantes y el inicio de cada curso lo planifico teniendo en cuenta las mismas prácticas que aplico en mis proyectos profesionales. He aquí algunos de ellos:

1) Conoce a tu equipo: A veces por las presiones de tiempo o por diversas preocupaciones que tengamos, no dedicamos el suficiente tiempo para conocer a los miembros del equipo. El conocerlos de hecho aumenta la capacidad de comunicación con ellos y disminuye la probabilidad de conflictos, sin mencionar que nos permite definir la mejor estrategia para trabajar con ellos.

2) Conoce a tu cliente y otros interesados. Esto te permitirá definir bien los requisitos y resolver futuros conflictos.

3) Asegúrate que todos conozcan los objetivos del proyecto y la planificación inicial. Mejor aún revisa la planificación con el equipo e identificar posibles ajustes requeridos.

4) Explica tus objetivos y tus expectativas: tu equipo necesita conocer lo que esperas de ellos. No es posible esperar que nos lean la mente o que por arte de magia sepan lo que queremos de ellos, así que comentar con el equipo sobre los objetivos del proyecto y sobre tus expectativas como líder debería formar parte de la agenda de la primera reunión.

5) Establece reglas con ellos: Todo equipo necesita reglas para ser productivo. Estas reglas pueden ir desde algo tan simple como apagar el celular en las reuniones hasta la estrategia de toma de decisiones para cuestiones complejas.

La importancia de la celebracion

Mi ultima columna en el portal de ingenieria
http://www.portaldeingenieria.com/columnas/detalle/92/

¿Pueden recordar como celebraron el éxito de su último proyecto?

Seguramente en el ámbito personal recordarán varias celebraciones. El ingreso a la universidad, la compra de un automóvil, el conseguir tu primer trabajo, y quizás la lista sea muy larga o simplemente te guste la frase "cualquier motivo es bueno para celebrar" pero lo cierto es que la celebración va acompañada de un significado.

"El celebrar algo significa que conseguiste un objetivo".

En un proyecto, el completar el proyecto con éxito es en definitiva un motivo de celebración. Las formas de hacerlo son diversas y pueden darse inmediatamente o después de un tiempo, en algunos casos los proyectos terminan un día y al siguiente el equipo se divide y reasigna a otros proyectos que inician. Esto de hecho es de lo más natural, sin embargo en todos los casos vale la celebración. 

Lo importante de esto es que es una celebración para el equipo, entendiendo por equipo a un grupo de personas con un objetivo común, la celebración significa que se logró el objetivo del equipo. El origen de esta celebración puede venir de la empresa, del project manager o simplemente del mismo equipo, pero en todos los casos aporta a que los miembros del equipo se sientan satisfechos. 

Extendamos esta idea y pensemos que un objetivo grande puede dividirse en objetivos pequeños. Si es así cada uno de estos objetivos también puede ser motivo de celebración. El celebrar los pequeños logros es de hecho una herramienta que te mantiene motivado y centrado en el objetivo, así que debe formar parte de las herramientas para mantener la motivación en cualquier proyecto.