El día de ayer obtuve mi certificación como PMI-RMP® y me animé en compartir con ustedes algunas ideas sobre la gestión de riesgos en base a mi propia experiencia.
En principio toda situación en la que nos encontremos podría traer consigo riesgos, por más simple que sean. Por ejemplo, podrías planificar ir al cine con tus amigos y no llegar a tiempo por alguna situación de último momento, como una urgencia en el trabajo, una situación familiar, el tráfico o tal vez llegues y justo ocurra un percance en la entrada del cine. No se trata de ser negativo, sino de ser consciente de que pueden ocurrir muchas cosas y que hay que tomar una actitud frente a ellas.
Tengo tres años de casado y recuerdo con mucho gusto la planificación de mi matrimonio. Suelo comentar en lo cursos que dicto que para la planificación de mi matrimonio utilizamos todas las herramientas de gestión de proyectos que se adecuaran y la gestión de riesgos no podría ser la excepción. Suelo plantear esta pregunta: ¿Cuál es el principal riesgo que les viene a la mente para un matrimonio? y la respuesta suele ser "Que la novia no llegue por que se desanimó", a lo que en tono de broma suelo responder que en la planificación de mi matrimonio la novia estaría cuatro horas antes de la ceremonia muy cerca a la Iglesia, para ser específicos, en una casa que está a 10 minutos de la Iglesia y sin ruta de escape.
Ya que nuestro sueño era casarnos fuera de la ciudad, esto generaba un mayor número de riesgos, como la distancia por ejemplo, por lo que a fin de evitar este riesgo decidimos que la preparación de la novia y sesión de fotos se realice muy cerca a la Iglesia para lo cual la novia se trasladó desde muy temprano considerando que la boda estaba programada para el mediodía. Con eso evitamos el riesgo.
En muchas ocasiones, los invitados suelen tener la costumbre de llegar una vez empezada la ceremonia, lo que hace que el fotógrafo tenga que hacer malabares para que no se note que gran parte de la iglesia está vacía cuando ingresa la novia. Mi ahora esposa no quería eso, así que aplicamos una estrategia para mitigar este riesgo. La estrategia fue contratar dos buses que llevaran a nuestros invitados desde la ciudad hasta el lugar del matrimonio. Con esto redujimos al mínimo la posibilidad de que la iglesia no estuviera llena y de hecho fue el número de asistentes superó nuestras expectativas.
Existía también el riesgo de que lloviera, aunque la probabilidad no era muy alta, el impacto si lo sería, por lo que hubo que alquilar un toldo preparado en caso de lluvia, Las dos acciones anteriores obviamente impactan en el presupuesto.
Por otro lado, tuve una experiencia, donde una vez fui a un matrimonio por la misma zona, lejos de ciudad, donde justo cuando los flamantes esposos se preparaban para bailar el danubio azul hubo un corte de fluido eléctrico. Esto obviamente no estaba anticipado, pero esta pareja no estaba dispuesta a que eso les malogre la velada, así que con ayuda del equipo de sonido de un automóvil y al son de las palmas de todos pudieron tener su primer baile juntos.
Esta es una respuesta no planificada a un evento incierto. (La guía del PMBOK lo denomina Workaround). En nuestro caso tomé esta experiencia como lección aprendida y luego de un análisis costo beneficio decidimos alquilar un grupo electrógeno que luego resultó beneficioso también para la orquesta.
En el caso que una pareja que no esté preparada para organizar su matrimonio o simplemente no cuente con el tiempo para hacerlo, lo más recomendable puede ser contratar a una wedding planner con experiencia, con lo cual se reduce el riesgo general del proyecto al trasferir las actividades de organización.
La Guía del PMBOK provee una serie de prácticas para la gestión de riesgos, que son altamente recomendables, sin embargo un primer paso para gestionar adecuadamente los riesgos es conocer la actitud de los interesados frente al riesgo. En mi caso, yo no estaba dispuesto a dejar muchas cosas a la suerte.
En resumen, lo que comento aquí son ejemplos sencillos, pero en cualquier proyecto o emprendimiento siempre habrán riesgos y es bueno gestionarlos, pero el esfuerzo destinado a esta tarea debe mantener relación con el tamaño, complejidad, importancia del proyecto y actitud frente al riesgo.
