Felices fiestas

El día de hoy nos preparamos para recibir la navidad y en unos días despediremos al año 2012.  

Solo unas palabras para recordarles a todos los entusiastas de la dirección de proyectos y de la gestión de equipos que este año 2013 traería consigo nuevas oportunidades y con ella nuevos retos, algunos de los cuales quizás nos desanimen de seguir adelante, pero recuerden que los obstáculos solo están ahí para evitar que lleguen al objetivo, aquellas personas que no tienen la fuerza para seguir adelante. 

Les deseo una feliz navidad y un próspero año nuevo 2013 lleno de proyectos exitosos.

Su amigo Luis Flores

Desafios en la Dirección de Proyectos

Hace unos días presente una conferencia acerca de los desafios en la dirección de proyectos de TI en un evento de mi universidad. Aunque la presentación estuvo enfocada en TI, muchos de los temas tratados se pueden presentar en diferentes contextos, por lo que aquí les dejo el link a la presentación por si alguien desea revisarla y en un post posterior estaré comentando un poco más al respecto de algunos de los puntos tratados en ella.

http://prezi.com/ha07favt8_j_/desafios-en-la-direccion-de-proyectos/

* CONEGP 2012

Para aquellos futuros lideres de proyectos el Congreso Nacional Estudiantil de Gestión de Proyectos (CONEGP 2012) será una oportunidad para aumentar sus conocimientos sobre los diversos desafíos que se enfrentan los proyectos y las herramientas que pueden utilizar para hacerle frente. El evento contará con la participación de destacados expositores incluyendo a Liliana Buchtik - Representante de PMI para Latinoamerica quien compartirá un poco de su experiencia con los futuros líderes.

Por otro lado la organización en sí del evento constituye un proyecto que al ser desarrollado por los miembros de una sección estudiantil les brinda la posibilidad de aplicar sus conocimientos de modo de llevar a cabo el proyecto en la forma más satisfactoria y obtener lecciones aprendidas que sirvan de base para futuros proyectos.

De mi parte tendré el agrado de participar con una presentación y quiero invitar a todos los estudiantes universitarios a participar de este evento que les permitirá interactuar con profesionales de la gestión de proyectos así como con estudiantes de otras universidades, futuros colegas.

El evento es patrocinado por el Capítulo PMI Lima Perú y se espera sea el punto de encuentro de los estudiantes universitarios que reconocen la necesidad de aplicar buenas prácticas de gestión en sus proyectos.

Los esperamos:    http://conegp.pmi.org.pe/

* Congreso PMI 2012

Estimados amigos

Para todos aquellos profesionales dedicados al objetivo de sacar adelante los diversos proyectos en los que participa, el Tour Cono Sur PMI 2012 es un evento organizado en varios países de la región.  (Argentina, Bolivia, Chile, Paraguay, Uruguay y Perú) y en los últimos años se ha convertido en un punto de encuentro de profesionales de la dirección de proyectos de la región. 

En Perú este evento tendrá lugar en tres sedes distintas:

• Lima 30 de noviembre y 1 de diciembre
• Arequipa 26 de noviembre 
• Cajamarca 28 de noviembre

En Lima el Congreso contará con importantes expositores entre los que se encuentran Peter Monkhouse, Director de PMI Global, Liliana Buchtik, representante de PMI para Latinoamerica y Luis C. Ferreyra Director de la División de Planificación de Proyectos del canal de Panamá. 

Todo congreso constituye una oportunidad para aprender, así como conocer a otros profesionales con intereses comunes, así que si aun no lo has hecho identifica el congreso más cercano a tu ubicación, inscríbete  y se parte de esta  experiencia. 

* Portal Latino PMI

Si quieres estar enterado de las últimas noticias de PMI en latinoamerica, así como información actualizada de PMI en español ingresa a

http://americalatina.pmi.org/

El arte del project management

¿Alguna vez se han preguntado si la gestión de proyectos tiene alguna relación con el arte? 
Revisando un par de libros encontré dos comparaciones que  creo ejemplifican bien este punto.

Analogía 1:
 
Considerando que uno de los principios de la gestión de proyectos es la definición del alcance y que desde el project charter se conoce lo que se quiere del proyecto. ¿Cual podría ser la relación con un pintor? 
Para empezar podemos partir de la definición de un proyecto "Esfuerzo temporal para producir un producto, servicio o resultado único" [PMBOK] La palabra clave aquí es único. No hay dos obras de arte iguales. cada pintor tiene un estilo particular que les hace representar la realidad en su propio estilo. Por otro lado  cuando un pintor inicia una obra, parte con un idea y quizás una imagen mental de lo que desea, pero lo cierto es que no sabe como terminará. En un proyecto partimos con un alcance inicial definido que guiará los esfuerzos del proyecto, pero a lo largo del proyecto surgirán cambios que requerirán que el gerente de proyecto y el equipo tomen decisiones que podrían alterar el rumbo del proyecto.

Analogía 2:


La otra analogía pienso es aun más clara. ¿Cuál es la función de un director de orquesta? Sin pensarlo mucho podríamos decir que su función es guiar a los miembros de la orquesta para que en conjunto obtengan un sonido que deleite a los que la escuchen. No diría que es el jefe, pero si que actúa como coordinador o facilitador. Su función es utilizar el talento de cada uno de los músicos para que en conjunto se obtenga una buena representación. De la misma forma parte de la labor del gerente de proyecto es utilizar los conocimientos y habilidades de los miembros del equipo para conseguir el objetivo deseado. 

¿Entonces ustedes que piensan?

Lo cierto es que dentro de esta reflexión hay un aspecto que pienso es innegable. No importa cuanto planifiquemos, sabemos que dentro del proyecto podremos encontrarnos con situaciones no planificadas y cambios, y para resolverlos debemos utilizar nuestra creatividad. De este modo, parte de lo que hace un buen equipo, es justamente su habilidad para encontrar soluciones creativas a los problemas que enfrenten.

Alineando objetivos

Una de las principales ideas que debe mantener la alta dirección es que los proyectos deben ir alineados con los objetivos de negocio. Es aquí donde se hace importante el concepto de portafolio de proyectos y la función de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO).

Supongamos que una empresa establece como objetivo de negocio aumentar las ventas en un 10% durante el presente año. Recordemos también que los objetivos deben ser SMART (specific, measurable, achievable, realistic, time limited). En este escenario cada área vendrá con sus propios proyectos, los cuales requieren presupuesto y tiempo. Por ejemplo el área de ventas presentará un proyecto para adquirir un nuevo sistema de ventas a través de dispositivos móviles. El área de recursos humanos presentará otro proyecto que involucre mejorar la infraestructura en la que labora actualmente el personal y el área de sistemas presentará un proyecto para mejorar la infraestructura tecnológica. En cierta forma estas áreas entrarán en competencia por los recursos.

¿Cuál de los proyectos anteriores tendría mayor prioridad?

A primera vista parecería ser que el sistema de ventas debería ser el proyecto de mayor prioridad, ya que es el que más se relaciona con el objetivo de negocio ("aumentar las ventas").  ¿Será esto correcto? ¿ De ser así, cuál sería el otro proyecto a priorizar?

Lo cierto es que lo que a primera vista parecería ser lo más adecuado, quizás requiera un análisis mayor. ¿Cuál sería el impacto real de adquirir dicho sistema de ventas?.  ¿En cuánto tiempo el aumento en las ventas nos permitiría recuperar nuestra inversión? ¿Habrá otra solución alternativa de menor costo y mayor impacto? Definir si los proyectos son viables y cuales proyectos generan el mayor impacto y cuales generan el mayor ROI (retorno de inversión) es una tarea importante dentro de las organizaciones para evaluar cuales proyectos aportan más significativamente a los objetivos de negocio.

Por otro lado existen otros dos niveles de alineación de objetivos adicionales

1) Objetivos del equipo. Por ejemplo cada área de la empresa define sus propios objetivos para el área y el equipo de personas que trabajan en ella dirigirá sus esfuerzos a cumplirlos. Pero estos objetivos del equipo deben mantener una alineación con los objetivos de negocio principales.

2) Objetivos personales. Cada persona miembro de un equipo tiene sus propios objetivos personales que pueden variar desde cubrir sus necesidades fisiológicas, aprender una nueva tecnología, dirigir equipos,  viajar. etc. Probablemente al leer esto último una de las primeras palabras que venga a la mente es "motivación personal" y lo cierto es que una persona se encuentra más motivada a trabajar, cuando el proyecto en que participa le permite seguir avanzando en el cumplimiento de sus objetivos personales. 

Lo anterior vale para los negocios, pero si generalizamos lo mismo aplica para nuestra vida en general. Si tenemos un objetivo en la vida, podemos analizar si los proyectos que iniciemos y las actividades en que nos involucremos aportan al cumplimiento de dichos objetivos y quizás descubramos que algunas de estas actividades en que nos involucramos no aportan mucho y podríamos dejar de hacerlas, con lo cual el tiempo y esfuerzo dedicado a otros proyectos nos acercaría más al cumplimiento de nuestro objetivo principal.

La importancia de la puntualidad

Hoy quiero tratar un tema que para algunos podría parecer obvio, pero al cual algunas veces no le damos la importancia debida.

¿Cuantos de nosotros tenemos la costumbre de llegar tarde aunque sea unos minutos a una cita? 

He escuchado y dicho muchas veces algunos "motivos" de retraso.  

- Llegué tarde por culpa del tráfico.

- Justo antes de salir me pidieron algo adicional.

- Justo antes de salir recibí una llamada importante.

- Tenía una reunión antes que se prolongó demasiado.

Esas y muchas más son las razones que pensamos cuando estamos tarde para una reunión. 

Una pregunta puntual:

¿saben cuanto tiempo les tomó llegar de su casa a la última reunión de trabajo que asistieron?. 

Probablemente tengan un estimado. Supongamos que sean 30 minutos desde que toman un taxi, eso significa que si tienen una cita a las 9:30 tendrán que salir a las 9:00. 

La afirmación anterior es completamente falsa, porque no sabemos cuanto tiempo nos tomará conseguir el taxi, más el tiempo que nos tomará salir de la casa para tomar dicho taxi y si a eso le sumamos que probablemente estemos llendo a una reunión en la que tendremos que identificarnos con los responsables de seguridad antes de poder ir a la oficina donde se lleve a cabo la reunión, este tiempo aumenta considerablemente.

¿En qué estamos pensando mientras vamos en el taxi viendo el reloj y sabiendo que vamos a llegar tarde? Probablemente pasen por nuestra mente muchas cosas, una de ellas será la excusa que diremos al llegar. Lo cierto es que este tiempo pudo ser mejor aprovechado en concentrarse y revisar los temas que se tratarán en la reunión con lo que llegaríamos mejor preparados. 

Pongamos esto en el contexto de un proyecto. Si se tratase de reuniones de un proyecto donde nuestros usuarios puedan dedicarnos muy poco tiempo, el llegar tarde  a reuniones con ellos constituye una pérdida enorme, además de la consecuente molestia que se pueda generar en el usuario y que puede dañar la relación de confianza que se espera generar entre cliente y proveedor.

Por otro lado la frase se enseña con el ejemplo es valida también en este contexto. Si el gerente de proyecto acostumbra llegar tarde a reuniones, ¿cómo podría exigirle a su equipo que fuera puntual en las reuniones y en las entregas?

Pensemos en un caso donde el responsable de convocar a las reuniones de equipo indicaba que la hora de inicio sería 15 minutos antes de la hora esperada. Por ejemplo, si la reunión era a las 11:00 la reunión se citaba a las 10:45. Esto lo hacía pensando que a las 11 ya estarían  todos, funcionó por un tiempo, pero lo que pasó después es que cuando el equipo se dio cuenta de esto, empezaron a confiarse que la reunión empezaría minutos después y empezaron a llegar después de las 11 con lo cual las reuniones usualmente no comenzaban ni terminaban a la hora fijada. Esto además producía un efecto cascada en cuanto los participantes de la reunión tenían agendadas reuniones inmediatamente después.  

No hace mucho estuve leyendo un libro sobre coaching el cual recomendaba entre otras cosas intentar llegar siempre con 10 minutos de antelación a las reuniones. De acuerdo a lo que mencionaba esto te da una cierta ventaja psicológica que se puede aprovechar durante la reunión.

En general no me considero una persona impuntual, pero debo decir que intentar por una semana llegar siempre con 10 minutos de antelación a todas las reuniones es un ejercicio interesante. 

¿Quieren intentarlo?