Hoy quiero tratar un tema que para algunos podría parecer obvio, pero al cual algunas veces no le damos la importancia debida.
¿Cuantos de nosotros tenemos la costumbre de llegar tarde aunque sea unos minutos a una cita?
He escuchado y dicho muchas veces algunos "motivos" de retraso.
- Llegué tarde por culpa del tráfico.
- Justo antes de salir me pidieron algo adicional.
- Justo antes de salir recibí una llamada importante.
- Tenía una reunión antes que se prolongó demasiado.
Esas y muchas más son las razones que pensamos cuando estamos tarde para una reunión.
Una pregunta puntual:
¿saben cuanto tiempo les tomó llegar de su casa a la última reunión de trabajo que asistieron?.
Probablemente tengan un estimado. Supongamos que sean 30 minutos desde que toman un taxi, eso significa que si tienen una cita a las 9:30 tendrán que salir a las 9:00.
La afirmación anterior es completamente falsa, porque no sabemos cuanto tiempo nos tomará conseguir el taxi, más el tiempo que nos tomará salir de la casa para tomar dicho taxi y si a eso le sumamos que probablemente estemos llendo a una reunión en la que tendremos que identificarnos con los responsables de seguridad antes de poder ir a la oficina donde se lleve a cabo la reunión, este tiempo aumenta considerablemente.
¿En qué estamos pensando mientras vamos en el taxi viendo el reloj y sabiendo que vamos a llegar tarde? Probablemente pasen por nuestra mente muchas cosas, una de ellas será la excusa que diremos al llegar. Lo cierto es que este tiempo pudo ser mejor aprovechado en concentrarse y revisar los temas que se tratarán en la reunión con lo que llegaríamos mejor preparados.
Pongamos esto en el contexto de un proyecto. Si se tratase de reuniones de un proyecto donde nuestros usuarios puedan dedicarnos muy poco tiempo, el llegar tarde a reuniones con ellos constituye una pérdida enorme, además de la consecuente molestia que se pueda generar en el usuario y que puede dañar la relación de confianza que se espera generar entre cliente y proveedor.
Por otro lado la frase se enseña con el ejemplo es valida también en este contexto. Si el gerente de proyecto acostumbra llegar tarde a reuniones, ¿cómo podría exigirle a su equipo que fuera puntual en las reuniones y en las entregas?
Pensemos en un caso donde el responsable de convocar a las reuniones de equipo indicaba que la hora de inicio sería 15 minutos antes de la hora esperada. Por ejemplo, si la reunión era a las 11:00 la reunión se citaba a las 10:45. Esto lo hacía pensando que a las 11 ya estarían todos, funcionó por un tiempo, pero lo que pasó después es que cuando el equipo se dio cuenta de esto, empezaron a confiarse que la reunión empezaría minutos después y empezaron a llegar después de las 11 con lo cual las reuniones usualmente no comenzaban ni terminaban a la hora fijada. Esto además producía un efecto cascada en cuanto los participantes de la reunión tenían agendadas reuniones inmediatamente después.
No hace mucho estuve leyendo un libro sobre coaching el cual recomendaba entre otras cosas intentar llegar siempre con 10 minutos de antelación a las reuniones. De acuerdo a lo que mencionaba esto te da una cierta ventaja psicológica que se puede aprovechar durante la reunión.
En general no me considero una persona impuntual, pero debo decir que intentar por una semana llegar siempre con 10 minutos de antelación a todas las reuniones es un ejercicio interesante.
¿Quieren intentarlo?
