Está claro que para que las organizaciones
logren el éxito requieren contar con las personas, los procesos y la tecnología
adecuada. Sin embargo, no importa que tan preparada se encuentre una persona al
momento de ingresar a una empresa, con el tiempo necesitará adquirir nuevos
conocimientos y habilidades por lo que el aprendizaje continuo constituye una competencia
clave para cualquier profesional.
En un proceso de cambio en particular
la capacitación constituye uno de los ejes principales sobre el cual se soporta
la gestión del cambio y es importante entender el papel de la empresa y el rol
de los jefes directos en promover la mejora de capacidades de los colaboradores
de la empresa y el papel del área de recursos humanos o gestión del talento en
estos procesos.
Al respecto, el primer error que
se comete es pensar que el área de recursos humanos es responsable de identificar
las nuevas habilidades o conocimientos que requieren los colaboradores. Esta función
debe corresponder a los jefes de unidad y puede realizarse en cualquier momento,
en especial durante la planificación de un proyecto de cambio, pero, además, la
evaluación anual puede ser un momento preciso para identificar estas necesidades
y poder incluirlas en el Plan de Capacitación.
Adicionalmente, una evaluación de desempeño debe
terminar con una sesión de retroalimentación al personal y durante esta reunión
el jefe tiene la posibilidad de utilizar preguntas poderosas que permitan
identificar en conjunto las necesidades de desarrollo.
Figura 1: Ciclo de
Desarrollo de Capacitaciones
Luego de haber identificado las necesidades
de desarrollo, corresponde el diseño de la capacitación. En este punto el mayor
esfuerzo corresponde al área de RRHH, sin embargo, sería incorrecto decir que
los jefes de unidad no deberían opinar, pues en todo el proceso, ellos son los
responsables de que los entrenamientos contribuyan al logro de los objetivos de
la unidad y la organización.
Una vez diseñada, con todo lo que
eso implica, se debe realizar la capacitación, y aunque la gestión logística recae
nuevamente en el área de RRHH, la responsabilidad de motivar que el personal
participe en la capacitación es del jefe de unidad. De esta forma, se deja
clara a los colaboradores la importancia de las capacitaciones, puede ser usada
como una herramienta de motivación y brinda seguridad psíquica a las personas,
dado que en general, las empresas invierten en capacitar a personas a las que encuentran
valiosas y no en personas de las cuales piensan disponer en el corto plazo.
El último paso dentro del ciclo
de una capacitación corresponde a la evaluación de la capacitación. Al respecto
existen diferentes indicadores cuantitativos y cualitativos que pueden ser
utilizados y la responsabilidad de presentar estos resultados ante el comité
directivo corresponde al jefe de unidad. De esta forma el jefe asume la responsabilidad
por identificar necesidades, que el diseño y la ejecución de la capacitación se
realice en forma adecuada y tiene una base sobre la cual evaluar el desempeño
futuro de sus colaboradores.
Finalmente, la evaluación real de
una capacitación sólo se observa al evaluar si ha generado una mejora en las funciones
de los colaboradores. En este punto volvemos al tema de la evaluación y retroalimentación,
en la cual el jefe podrá evaluar el cambio en el desempeño del colaborador y
brindarle una retroalimentación positiva o identificar nuevas necesidades de
desarrollo.
En todo el proceso anterior que, según
muestra la figura 1, constituye un ciclo continuo debe haber un trabajo conjunto
entre las unidades funcionales o de proyectos y el área de RRHH, a fin de que las
inversiones que se realicen en capacitación generen un beneficio a la
organización.
Así mismo es importante resaltar la
necesidad de la relación entre estos procesos y la gestión de conocimiento, dado
que parte de la estrategia de desarrollo de los colaboradores debería incluir
aspectos como identificar multiplicadores de conocimiento, almacenar materiales
de capacitación y actualizar perfiles de puesto para garantizar que la descripción
de competencias requeridas por el puesto se encuentren actualizadas en caso sea
necesario en el futuro realizar un proceso de selección.
En resumen, la capacitación permite complementar conocimientos y habilidades necesarios para hacer frente a nuevas formas de trabajo o nuevas tecnologías, pero estas capacitaciones deben ser adecuadamente enfocadas para apoyar el éxito del proyecto y el desempeño organizacional.
