Alineando objetivos

Una de las principales ideas que debe mantener la alta dirección es que los proyectos deben ir alineados con los objetivos de negocio. Es aquí donde se hace importante el concepto de portafolio de proyectos y la función de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO).

Supongamos que una empresa establece como objetivo de negocio aumentar las ventas en un 10% durante el presente año. Recordemos también que los objetivos deben ser SMART (specific, measurable, achievable, realistic, time limited). En este escenario cada área vendrá con sus propios proyectos, los cuales requieren presupuesto y tiempo. Por ejemplo el área de ventas presentará un proyecto para adquirir un nuevo sistema de ventas a través de dispositivos móviles. El área de recursos humanos presentará otro proyecto que involucre mejorar la infraestructura en la que labora actualmente el personal y el área de sistemas presentará un proyecto para mejorar la infraestructura tecnológica. En cierta forma estas áreas entrarán en competencia por los recursos.

¿Cuál de los proyectos anteriores tendría mayor prioridad?

A primera vista parecería ser que el sistema de ventas debería ser el proyecto de mayor prioridad, ya que es el que más se relaciona con el objetivo de negocio ("aumentar las ventas").  ¿Será esto correcto? ¿ De ser así, cuál sería el otro proyecto a priorizar?

Lo cierto es que lo que a primera vista parecería ser lo más adecuado, quizás requiera un análisis mayor. ¿Cuál sería el impacto real de adquirir dicho sistema de ventas?.  ¿En cuánto tiempo el aumento en las ventas nos permitiría recuperar nuestra inversión? ¿Habrá otra solución alternativa de menor costo y mayor impacto? Definir si los proyectos son viables y cuales proyectos generan el mayor impacto y cuales generan el mayor ROI (retorno de inversión) es una tarea importante dentro de las organizaciones para evaluar cuales proyectos aportan más significativamente a los objetivos de negocio.

Por otro lado existen otros dos niveles de alineación de objetivos adicionales

1) Objetivos del equipo. Por ejemplo cada área de la empresa define sus propios objetivos para el área y el equipo de personas que trabajan en ella dirigirá sus esfuerzos a cumplirlos. Pero estos objetivos del equipo deben mantener una alineación con los objetivos de negocio principales.

2) Objetivos personales. Cada persona miembro de un equipo tiene sus propios objetivos personales que pueden variar desde cubrir sus necesidades fisiológicas, aprender una nueva tecnología, dirigir equipos,  viajar. etc. Probablemente al leer esto último una de las primeras palabras que venga a la mente es "motivación personal" y lo cierto es que una persona se encuentra más motivada a trabajar, cuando el proyecto en que participa le permite seguir avanzando en el cumplimiento de sus objetivos personales. 

Lo anterior vale para los negocios, pero si generalizamos lo mismo aplica para nuestra vida en general. Si tenemos un objetivo en la vida, podemos analizar si los proyectos que iniciemos y las actividades en que nos involucremos aportan al cumplimiento de dichos objetivos y quizás descubramos que algunas de estas actividades en que nos involucramos no aportan mucho y podríamos dejar de hacerlas, con lo cual el tiempo y esfuerzo dedicado a otros proyectos nos acercaría más al cumplimiento de nuestro objetivo principal.

Definiendo Objetivos

Hoy terminamos el año 2011 y es momento de definir objetivos para el siguiente año. En este contexto hoy quiero escribir un poco acerca de la definición de objetivos. Esto es parte de la definición de un proyecto y juega una papel clave que puede determinar el éxito o fracaso desde antes de iniciar, por lo que debe tomarse el tiempo necesario para su definición y esto a su vez debe ir acompañado de una justificación tal que el uso de recursos materiales y económicos de la organización permitan obtener beneficios mayores a los costos incurridos. 

Analicemos un caso. Supongamos que Jorge ha ingresado a una nueva compañía, la cual en los últimos meses ha tenido una reducción en sus ventas. La alta dirección considera que implementar un nuevo sistema de ventas utilizando dispositivos móviles permitirá aumentar las ganancias. ¿Cuál sería el objetivo en este caso el objetivo del proyecto?

- Implementar un sistema de ventas utilizando dispositivos móviles o

- Aumentar los ingresos por ventas registradas en el próximo semestre. 

Si no sabemos que es lo que en realidad queremos es poco factible que dirijamos nuestros esfuerzos a cumplir con el objetivo real.

Por otro lado al momento de definir nuestros objetivos del proyecto o personales debemos tener presente el término SMART de sus siglas en inglés (Specific, measurable, attainable, realistic, time). Esto quiere decir que los objetivos sean lo suficientemente específicos para que no se preste a ambigüedades, que pueda verificarse su cumplimiento, que se encuentre dentro de las restricciones actuales y pueda cumplirse en un tiempo limitado.

Por ejemplo si un proyecto tuviera como objetivo aumentar las ventas, esto implicaría que si las ventas se aumentan en un dolar se estaría cumpliendo el objetivo, sin embargo al terminar el proyecto podríamos darnos cuenta que la inversión hecha para aumentar las ventas fue mayor que la ganancia obtenida. Creo que para todos estaría claro que no podríamos considerar este un proyecto exitoso.

Que pasaría si reformuláramos el objetivo  como "Aumentar las ventas en un 15% con respecto al año anterior a finales del 2012 con una inversión menor a 10 000 dólares"  Esto ciertamente debería ir acompañado de un estudio de viabilidad que permita ver si el objetivo es realista y puede cumplirse.

La misma lógica aplica al momento que definamos nuestros objetivos personales y nuestro plan de vida. Por ejemplo "Conseguir ahorrar 6000 dólares en un periodo de 12 meses". 

Otro punto a considerar es que si la meta es muy grande y parece difícil de cumplir puede ser muy útil descomponer la meta en metas más pequeñas. Un ejemplo de ello es por ejemplo si quisiéramos elaborar un libro para el cual nos pondremos como meta 1 año, esta tarea podría parecernos complicada o quizás caigamos en dejarlo para el final y querer hacer todo de una sola vez, pero ¿Como cambiaría el escenario si nos pusiéramos como objetivo elaborar un capítulo cada mes o que pasaría si para el ejemplo del ahorro nos pusiéramos como meta ahorrar 500 dólares cada mes en lugar de 6000 al año?

Definir adecuadamente nuestros objetivos nos permitiría guiar adecuadamente nuestros esfuerzos y los de nuestros colaboradores.

Dado que este es el último post del año solo me queda desearles que este 2012 les permita cumplir sus objetivos personales y profesionales y como siempre todos son bienvenidos a comentar o compartir este blog. 

FELIZ AÑO 2012