* Portal Latino PMI

Si quieres estar enterado de las últimas noticias de PMI en latinoamerica, así como información actualizada de PMI en español ingresa a

http://americalatina.pmi.org/

El arte del project management

¿Alguna vez se han preguntado si la gestión de proyectos tiene alguna relación con el arte? 
Revisando un par de libros encontré dos comparaciones que  creo ejemplifican bien este punto.

Analogía 1:
 
Considerando que uno de los principios de la gestión de proyectos es la definición del alcance y que desde el project charter se conoce lo que se quiere del proyecto. ¿Cual podría ser la relación con un pintor? 
Para empezar podemos partir de la definición de un proyecto "Esfuerzo temporal para producir un producto, servicio o resultado único" [PMBOK] La palabra clave aquí es único. No hay dos obras de arte iguales. cada pintor tiene un estilo particular que les hace representar la realidad en su propio estilo. Por otro lado  cuando un pintor inicia una obra, parte con un idea y quizás una imagen mental de lo que desea, pero lo cierto es que no sabe como terminará. En un proyecto partimos con un alcance inicial definido que guiará los esfuerzos del proyecto, pero a lo largo del proyecto surgirán cambios que requerirán que el gerente de proyecto y el equipo tomen decisiones que podrían alterar el rumbo del proyecto.

Analogía 2:


La otra analogía pienso es aun más clara. ¿Cuál es la función de un director de orquesta? Sin pensarlo mucho podríamos decir que su función es guiar a los miembros de la orquesta para que en conjunto obtengan un sonido que deleite a los que la escuchen. No diría que es el jefe, pero si que actúa como coordinador o facilitador. Su función es utilizar el talento de cada uno de los músicos para que en conjunto se obtenga una buena representación. De la misma forma parte de la labor del gerente de proyecto es utilizar los conocimientos y habilidades de los miembros del equipo para conseguir el objetivo deseado. 

¿Entonces ustedes que piensan?

Lo cierto es que dentro de esta reflexión hay un aspecto que pienso es innegable. No importa cuanto planifiquemos, sabemos que dentro del proyecto podremos encontrarnos con situaciones no planificadas y cambios, y para resolverlos debemos utilizar nuestra creatividad. De este modo, parte de lo que hace un buen equipo, es justamente su habilidad para encontrar soluciones creativas a los problemas que enfrenten.

Alineando objetivos

Una de las principales ideas que debe mantener la alta dirección es que los proyectos deben ir alineados con los objetivos de negocio. Es aquí donde se hace importante el concepto de portafolio de proyectos y la función de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO).

Supongamos que una empresa establece como objetivo de negocio aumentar las ventas en un 10% durante el presente año. Recordemos también que los objetivos deben ser SMART (specific, measurable, achievable, realistic, time limited). En este escenario cada área vendrá con sus propios proyectos, los cuales requieren presupuesto y tiempo. Por ejemplo el área de ventas presentará un proyecto para adquirir un nuevo sistema de ventas a través de dispositivos móviles. El área de recursos humanos presentará otro proyecto que involucre mejorar la infraestructura en la que labora actualmente el personal y el área de sistemas presentará un proyecto para mejorar la infraestructura tecnológica. En cierta forma estas áreas entrarán en competencia por los recursos.

¿Cuál de los proyectos anteriores tendría mayor prioridad?

A primera vista parecería ser que el sistema de ventas debería ser el proyecto de mayor prioridad, ya que es el que más se relaciona con el objetivo de negocio ("aumentar las ventas").  ¿Será esto correcto? ¿ De ser así, cuál sería el otro proyecto a priorizar?

Lo cierto es que lo que a primera vista parecería ser lo más adecuado, quizás requiera un análisis mayor. ¿Cuál sería el impacto real de adquirir dicho sistema de ventas?.  ¿En cuánto tiempo el aumento en las ventas nos permitiría recuperar nuestra inversión? ¿Habrá otra solución alternativa de menor costo y mayor impacto? Definir si los proyectos son viables y cuales proyectos generan el mayor impacto y cuales generan el mayor ROI (retorno de inversión) es una tarea importante dentro de las organizaciones para evaluar cuales proyectos aportan más significativamente a los objetivos de negocio.

Por otro lado existen otros dos niveles de alineación de objetivos adicionales

1) Objetivos del equipo. Por ejemplo cada área de la empresa define sus propios objetivos para el área y el equipo de personas que trabajan en ella dirigirá sus esfuerzos a cumplirlos. Pero estos objetivos del equipo deben mantener una alineación con los objetivos de negocio principales.

2) Objetivos personales. Cada persona miembro de un equipo tiene sus propios objetivos personales que pueden variar desde cubrir sus necesidades fisiológicas, aprender una nueva tecnología, dirigir equipos,  viajar. etc. Probablemente al leer esto último una de las primeras palabras que venga a la mente es "motivación personal" y lo cierto es que una persona se encuentra más motivada a trabajar, cuando el proyecto en que participa le permite seguir avanzando en el cumplimiento de sus objetivos personales. 

Lo anterior vale para los negocios, pero si generalizamos lo mismo aplica para nuestra vida en general. Si tenemos un objetivo en la vida, podemos analizar si los proyectos que iniciemos y las actividades en que nos involucremos aportan al cumplimiento de dichos objetivos y quizás descubramos que algunas de estas actividades en que nos involucramos no aportan mucho y podríamos dejar de hacerlas, con lo cual el tiempo y esfuerzo dedicado a otros proyectos nos acercaría más al cumplimiento de nuestro objetivo principal.