GestionEfectiva

Alineando objetivos

2012-02-29T23:58:00.000-05:00

Una de las principales ideas que debe mantener la alta dirección es que los proyectos deben ir alineados con los objetivos de negocio. Es aquí donde se hace importante el concepto de portafolio de proyectos y la función de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO).

Supongamos que una empresa establece como objetivo de negocio aumentar las ventas en un 10% durante el presente año. Recordemos también que los objetivos deben ser SMART (specific, measurable, achievable, realistic, time limited). En este escenario cada área vendrá con sus propios proyectos, los cuales requieren presupuesto y tiempo. Por ejemplo el área de ventas presentará un proyecto para adquirir un nuevo sistema de ventas a través de dispositivos móviles. El área de recursos humanos presentará otro proyecto que involucre mejorar la infraestructura en la que labora actualmente el personal y el área de sistemas presentará un proyecto para mejorar la infraestructura tecnológica. En cierta forma estas áreas entrarán en competencia por los recursos.

¿Cuál de los proyectos anteriores tendría mayor prioridad?

A primera vista parecería ser que el sistema de ventas debería ser el proyecto de mayor prioridad, ya que es el que más se relaciona con el objetivo de negocio ("aumentar las ventas"). ¿Será esto correcto? ¿ De ser así, cuál sería el otro proyecto a priorizar?

Lo cierto es que lo que a primera vista parecería ser lo más adecuado, quizás requiera un análisis mayor. ¿Cuál sería el impacto real de adquirir dicho sistema de ventas?. ¿En cuánto tiempo el aumento en las ventas nos permitiría recuperar nuestra inversión? ¿Habrá otra solución alternativa de menor costo y mayor impacto? Definir si los proyectos son viables y cuales proyectos generan el mayor impacto y cuales generan el mayor ROI (retorno de inversión) es una tarea importante dentro de las organizaciones para evaluar cuales proyectos aportan más significativamente a los objetivos de negocio.

Por otro lado existen otros dos niveles de alineación de objetivos adicionales

1) Objetivos del equipo. Por ejemplo cada área de la empresa define sus propios objetivos para el área y el equipo de personas que trabajan en ella dirigirá sus esfuerzos a cumplirlos. Pero estos objetivos del equipo deben mantener una alineación con los objetivos de negocio principales.

2) Objetivos personales. Cada persona miembro de un equipo tiene sus propios objetivos personales que pueden variar desde cubrir sus necesidades fisiológicas, aprender una nueva tecnología, dirigir equipos, viajar. etc. Probablemente al leer esto último una de las primeras palabras que venga a la mente es "motivación personal" y lo cierto es que una persona se encuentra más motivada a trabajar, cuando el proyecto en que participa le permite seguir avanzando en el cumplimiento de sus objetivos personales.

Lo anterior vale para los negocios, pero si generalizamos lo mismo aplica para nuestra vida en general. Si tenemos un objetivo en la vida, podemos analizar si los proyectos que iniciemos y las actividades en que nos involucremos aportan al cumplimiento de dichos objetivos y quizás descubramos que algunas de estas actividades en que nos involucramos no aportan mucho y podríamos dejar de hacerlas, con lo cual el tiempo y esfuerzo dedicado a otros proyectos nos acercaría más al cumplimiento de nuestro objetivo principal.

La importancia de la puntualidad

2012-01-31T23:55:00.004-05:00

Hoy quiero tratar un tema que para algunos podría parecer obvio, pero al cual algunas veces no le damos la importancia debida.

¿Cuantos de nosotros tenemos la costumbre de llegar tarde aunque sea unos minutos a una cita?

He escuchado y dicho muchas veces algunos "motivos" de retraso.

- Llegué tarde por culpa del tráfico.

- Justo antes de salir me pidieron algo adicional.

- Justo antes de salir recibí una llamada importante.

- Tenía una reunión antes que se prolongó demasiado.

Esas y muchas más son las razones que pensamos cuando estamos tarde para una reunión.

Una pregunta puntual:

¿saben cuanto tiempo les tomó llegar de su casa a la última reunión de trabajo que asistieron?.

Probablemente tengan un estimado. Supongamos que sean 30 minutos desde que toman un taxi, eso significa que si tienen una cita a las 9:30 tendrán que salir a las 9:00.

La afirmación anterior es completamente falsa, porque no sabemos cuanto tiempo nos tomará conseguir el taxi, más el tiempo que nos tomará salir de la casa para tomar dicho taxi y si a eso le sumamos que probablemente estemos llendo a una reunión en la que tendremos que identificarnos con los responsables de seguridad antes de poder ir a la oficina donde se lleve a cabo la reunión, este tiempo aumenta considerablemente.

¿En qué estamos pensando mientras vamos en el taxi viendo el reloj y sabiendo que vamos a llegar tarde? Probablemente pasen por nuestra mente muchas cosas, una de ellas será la excusa que diremos al llegar. Lo cierto es que este tiempo pudo ser mejor aprovechado en concentrarse y revisar los temas que se tratarán en la reunión con lo que llegaríamos mejor preparados.

Pongamos esto en el contexto de un proyecto. Si se tratase de reuniones de un proyecto donde nuestros usuarios puedan dedicarnos muy poco tiempo, el llegar tarde a reuniones con ellos constituye una pérdida enorme, además de la consecuente molestia que se pueda generar en el usuario y que puede dañar la relación de confianza que se espera generar entre cliente y proveedor.

Por otro lado la frase se enseña con el ejemplo es valida también en este contexto. Si el gerente de proyecto acostumbra llegar tarde a reuniones, ¿cómo podría exigirle a su equipo que fuera puntual en las reuniones y en las entregas?

Pensemos en un caso donde el responsable de convocar a las reuniones de equipo indicaba que la hora de inicio sería 15 minutos antes de la hora esperada. Por ejemplo, si la reunión era a las 11:00 la reunión se citaba a las 10:45. Esto lo hacía pensando que a las 11 ya estarían todos, funcionó por un tiempo, pero lo que pasó después es que cuando el equipo se dio cuenta de esto, empezaron a confiarse que la reunión empezaría minutos después y empezaron a llegar después de las 11 con lo cual las reuniones usualmente no comenzaban ni terminaban a la hora fijada. Esto además producía un efecto cascada en cuanto los participantes de la reunión tenían agendadas reuniones inmediatamente después.

No hace mucho estuve leyendo un libro sobre coaching el cual recomendaba entre otras cosas intentar llegar siempre con 10 minutos de antelación a las reuniones. De acuerdo a lo que mencionaba esto te da una cierta ventaja psicológica que se puede aprovechar durante la reunión.

En general no me considero una persona impuntual, pero debo decir que intentar por una semana llegar siempre con 10 minutos de antelación a todas las reuniones es un ejercicio interesante.

¿Quieren intentarlo?

Definiendo Objetivos

2011-12-31T10:06:00.000-05:00

Hoy terminamos el año 2011 y es momento de definir objetivos para el siguiente año. En este contexto hoy quiero escribir un poco acerca de la definición de objetivos. Esto es parte de la definición de un proyecto y juega una papel clave que puede determinar el éxito o fracaso desde antes de iniciar, por lo que debe tomarse el tiempo necesario para su definición y esto a su vez debe ir acompañado de una justificación tal que el uso de recursos materiales y económicos de la organización permitan obtener beneficios mayores a los costos incurridos.

Analicemos un caso. Supongamos que Jorge ha ingresado a una nueva compañía, la cual en los últimos meses ha tenido una reducción en sus ventas. La alta dirección considera que implementar un nuevo sistema de ventas utilizando dispositivos móviles permitirá aumentar las ganancias. ¿Cuál sería el objetivo en este caso el objetivo del proyecto?

- Implementar un sistema de ventas utilizando dispositivos móviles o

- Aumentar los ingresos por ventas registradas en el próximo semestre.

Si no sabemos que es lo que en realidad queremos es poco factible que dirijamos nuestros esfuerzos a cumplir con el objetivo real.

Por otro lado al momento de definir nuestros objetivos del proyecto o personales debemos tener presente el término SMART de sus siglas en inglés (Specific, measurable, attainable, realistic, time). Esto quiere decir que los objetivos sean lo suficientemente específicos para que no se preste a ambigüedades, que pueda verificarse su cumplimiento, que se encuentre dentro de las restricciones actuales y pueda cumplirse en un tiempo limitado.

Por ejemplo si un proyecto tuviera como objetivo aumentar las ventas, esto implicaría que si las ventas se aumentan en un dolar se estaría cumpliendo el objetivo, sin embargo al terminar el proyecto podríamos darnos cuenta que la inversión hecha para aumentar las ventas fue mayor que la ganancia obtenida. Creo que para todos estaría claro que no podríamos considerar este un proyecto exitoso.

Que pasaría si reformuláramos el objetivo como "Aumentar las ventas en un 15% con respecto al año anterior a finales del 2012 con una inversión menor a 10 000 dólares" Esto ciertamente debería ir acompañado de un estudio de viabilidad que permita ver si el objetivo es realista y puede cumplirse.

La misma lógica aplica al momento que definamos nuestros objetivos personales y nuestro plan de vida. Por ejemplo "Conseguir ahorrar 6000 dólares en un periodo de 12 meses".

Otro punto a considerar es que si la meta es muy grande y parece difícil de cumplir puede ser muy útil descomponer la meta en metas más pequeñas. Un ejemplo de ello es por ejemplo si quisiéramos elaborar un libro para el cual nos pondremos como meta 1 año, esta tarea podría parecernos complicada o quizás caigamos en dejarlo para el final y querer hacer todo de una sola vez, pero ¿Como cambiaría el escenario si nos pusiéramos como objetivo elaborar un capítulo cada mes o que pasaría si para el ejemplo del ahorro nos pusiéramos como meta ahorrar 500 dólares cada mes en lugar de 6000 al año?

Definir adecuadamente nuestros objetivos nos permitiría guiar adecuadamente nuestros esfuerzos y los de nuestros colaboradores.

Dado que este es el último post del año solo me queda desearles que este 2012 les permita cumplir sus objetivos personales y profesionales y como siempre todos son bienvenidos a comentar o compartir este blog.

FELIZ AÑO 2012

Congresos de Dirección de Proyectos

2011-11-12T00:53:00.001-05:00

En varios de los post anteriores he comentado la necesidad de desarrollar los conocimientos y habilidades de dirección de proyectos. Un punto adicional con respecto a esto es que para cumplir a cabalidad este objetivo es necesario mantener la mente abierta a las opiniones de los demás, tanto de la misma especialidad como de otras especialidades. Cada vez los proyectos son más complejos e implican el esfuerzo de múltiples profesionales de distintas especialidades y un buen punto de inicio para ello es participar en eventos donde se congreguen estos profesionales.

En este contexto les dejo la información del Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI Tour Cono Sur a realizarse el 21 y 22 en Lima, 23 en Cajamarca y finalmente 24 y 25 en Arequipa. Los beneficios de asistir a este congreso incluyen la calidad de los ponentes, a los que tendrás la posibilidad de escuchar y posteriormente conversar con ellos si el tema fue de tu especial interés, así como la posibilidad de conocer a otros profesionales de distintas especialidades y quizás conocer a un profesional con el que puedas iniciar un proyecto posteriormente.

Personalmente he tenido la oportunidad de participar como participante y ponente en más de una oportunidad y puedo dar fe del nivel de interacción que se da entre los participantes. Entonces si aun no te has inscrito, aprovecha los últimos días de inscripción.

La información del Congreso la puedes encontrar en http://www.pmi.org.pe/congreso/es

En esta oportunidad tendré el gusto de realizar una presentación sobre algunas recomendaciones para conseguir equipos exitosos, tomadas en un contexto fuera de mi profesión específica.

Y si eres estudiante y quieres iniciarte en el tema, no pierdas la oportunidad de participar en el Congreso Estudiantil de Dirección de Proyectos CONEGP (entre el 16 y 18 de noviembre) organizado por la Sección Estudiantil de Dirección de Proyectos de la UNI donde los expositores tocarán temas que te permitirán introducirte a las complejidades de asumir el rol de la dirección de proyectos.

La información la puedes encontrar en http://www.conegp.com/

Por supuesto estos no son los únicos eventos en que puedes participar. Hay muchas oportunidades de participar en eventos especializados. Algunos podrían pensar que asistir a estos eventos es sólo una inversión de tiempo y dinero, para mí, es una oportunidad de afianzar conocimientos y conocer gente nueva.

Certificación CAPM

2011-09-30T23:56:00.002-05:00

Asociado a mi post anterior hoy quiero comentar un poco acerca de la certificación CAPM y cual es su valor para quienes les interese demostrar sus habilidades y conocimientos en dirección de proyectos.

En nuestro mundo cada vez más competitivo las organizaciones requieren del uso de la tecnología, procesos de calidad definidos y profesionales con mayores capacidades y deseos de superación que les permitan desarrollar ventajas competitivas. En concordancia los profesionales que egresan de la universidad y se inician en su profesión tienen la necesidad de demostrar que son los indicados para desempeñarse eficaz y eficientemente en dichas organizaciones.

Proyectos de todos tamaños y en todos los sectores requieren de la combinación de conocimientos y experiencia de los miembros del equipo para realizar las actividades requeridas. Dentro de este equipo pueden haber diferentes roles definidos, muchos de los cuales tendrán alguna responsabilidad de gestión. Por ejemplo en un equipo de 100 personas, el gerente de proyecto principal tendrá que apoyarse en otros para delegar algunas tareas de gestión.

En este contexto aparece la certificación CAPM (Certified Associate in Project Management) dirigida a profesionales que se inician en el mundo de la gestión de proyectos.

(http://www.pmi.org/en/Certification/Certified-Associate-in-Project-Management-CAPM.aspx)

Podría parecer que esta certificación sólo sería de interés para aquellos que desean hacer carrera en la gestión de proyectos y que posteriormente buscarían certificarse como PMP (Project Management Professional), sin embargo todos los miembros de un equipo deben poder entender su rol dentro del proyecto, mantener una actitud proactiva y comprender los documentos que guían la planificación en los temas que le concierne. En este sentido una organización puede verse altamente beneficiada por contar entre los miembros del equipo con profesionales que cuenten con al menos un nivel básico de conocimientos en técnicas de dirección de proyectos.

El CAPM te permitirá demostrar dichos conocimientos que serán de utilidad para que puedas empezar a dirigir proyectos pequeños o para que puedas apoyar en grandes megaproyectos.

Actualmente en Perú hay alrededor de 100 personas certificadas como CAPM pero al mismo tiempo hay una explosión de estudiantes universitarios interesados en ampliar sus conocimientos de dirección de proyectos, lo que se está viendo reflejado en la creación de varias secciones estudiantiles. Bajo este escenario, quiero invitar de manera especial a ustedes estudiantes y egresados recientes a continuar desarrollándose, demostrar sus conocimientos y continuar promoviendo las buenas prácticas de dirección de proyectos optando por la certificación CAPM.

Estoy convencido que el número de certificaciones irá creciendo rápidamente y que con ello los profesionales y la industria se verán beneficiados.

Iniciandose en gestión de proyectos

2011-08-31T19:00:00.001-05:00

Este post en particular está dirigido a aquellos que quieren iniciarse en la profesión de dirección de proyectos y voy a tratar de reducirlo a 6 puntos.

En principio he de mencionar que no se necesita ser el jefe de proyecto para participar en la gestión de un proyecto. Todo miembro del equipo aporta con sus conocimientos y habilidades al éxito del proyecto y esto último puede incluir temas relativos a la gestión, pero para los que por decisión propia o azares del destino llegan a la posición de jefe de proyecto y deseen cumplir bien con esta responsabilidad, mi primer consejo es recordar que el jefe de proyecto a pesar del nivel de autoridad que pueda tener sigue siendo un miembro del equipo.

Lo segundo es desarrollar conocimientos de gestión. El PMBOK (project Management Body of Knowledge) ciertamente es un buen punto de partida, sin embargo una de las primeras cosas que hay que saber sobre el PMBOK es que no es una biblia ni un manual que haya que seguir al pie de la letra. Una de las principales habilidades que debe tener un buen jefe de proyecto es determinar que procesos o actividades son las más adecuadas en el contexto específico del proyecto. Pero que quede claro que solo conocer el PMBOK no es suficiente, se requiere un continuo aprendizaje sobre temas de gestión.

Lo tercero sería fortalecer las habilidades interpersonales que como hemos mencionado varias veces en este blog son indispensables para la labor de jefe de proyecto.

En cuarto lugar sería aprender de los demás. La experiencia y lecciones aprendidas de profesionales con mucha experiencia en el rubro son la mejor fuente para el crecimiento. ¿Cómo conseguir esto? Participa en comunidades especializadas, grupos de discusión, asiste a eventos. El conocimiento que recibirás será de gran ayuda para tu desarrollo profesional. En el caso específico de los capítulos locales de PMI constituyen un espacio donde puedes participar en eventos, participar como voluntario en proyectos con profesionales de mucha experiencia, entre otros beneficios que te ayudarán a seguir creciendo, pero recuerda que esta transmisión de conocimiento se basa en una relación gana-gana. Eventualmente se esperaría que tú también compartas tu experiencia en beneficio de los demás. No podemos mejorar solos, es un esfuerzo en conjunto.

En quinto lugar, si ya tienes los conocimientos y habilidades adecuadas busca el reconocimiento como tal. Esto se puede dar a través de la obtención de una certificación. De estas, la certificación de PMP es reconocida en la mayor parte del mundo, pero si recién te estás iniciando en el tema y quieres demostrar tus conocimientos puedes ser parte de los profesionales que cuentan con la certificación CAPM dirigida a estudiantes y profesionales miembros de un equipo de proyecto o responsables de proyectos pequeños.

Por último, pero no por eso menos importante trázate una línea de carrera y procura no saltar etapas. Adquiere tus conocimientos, desarrolla tus habilidades, dirige proyectos pequeños en los que puedas aplicar y desarrollar lo anterior, comparte experiencias, y continúa creciendo. Recuerda que entre más grande y complejo el proyecto más responsabilidad recaerá sobre tus hombros.

Autoridad o autoritarismo

2011-07-31T17:01:00.001-05:00

En una organización existen múltiples niveles de autoridad y en todo proyecto el gerente de proyecto debe tener algún nivel de autoridad sobre los miembros del equipo y los recursos disponibles. Esta autoridad provee un cierto nivel de poder. Sin embargo ejercer la autoridad y aplicar autoritarismo son ideas que distan mucho entre sí. La primera se requiere para poder coordinar y utilizar los recursos de manera eficiente y debe ganarse. La segunda genera un clima laboral adverso que muy probablemente afectará el desempeño general del proyecto.

El gerente de proyecto que actúa como líder puede utilizar su autoridad, que puede provenir de una designación formal acompañada de un respecto adquirido en base a su experiencia y lecciones aprendidas, para gestionar el proyecto, identificar acciones correctivas y preventivas, evaluar el desempeño y al mismo tiempo ayudar a crecer a los miembros del equipo. Esto trae consigo la palabra confianza asociada.

El autoritarismo por el contrario está presente en aquellos gerentes que no logran que el equipo trabaje voluntariamente, sino que obtienen el control imponiendo su autoridad, inspirando temor en lugar de confianza, transformando el trabajo en una carga pesada. En otras palabras desmotivando al equipo de proyecto y previniendo que dichos miembros utilicen su creatividad en favor del proyecto. Esto puede originarse por diversos motivos. El miedo a que otra persona resalte, o la falta de confianza para delegar, son solo algunos de ellos, pero lo cierto es que esta actitud eventualmente se vuelve auto-destructiva, en cuanto en un equipo siempre es posible aprender algo de los demás (superiores y subordinados).

Con respecto a ello Albert Einstein decía "Lo peor es educar por métodos basados en el temor, la fuerza, la autoridad, porque se destruye la sinceridad, la confianza y solo se consigue una falsa sumisión"

Bajo este escenario es posible que un proyecto llevado de esta forma culmine (hasta cierto punto con éxito) o que derive en un fracaso, sin embargo en ambos casos la falta de confianza de los miembros del equipo y el clima laboral generado eventualmente favorecerá que el gerente de proyecto se vea estancado en su crecimiento profesional y personal y que los miembros del equipo una vez adquirido el conocimiento busquen otras oportunidades en otras empresas, con lo cual la organización pierde el conocimiento y la experiencia de dichas personas, además de invertir en gastos adicionales de procesos de reclutamiento y capacitación (de lo que comentaba en un post anterior).

Reuniones efectivas

2011-06-21T12:50:00.002-05:00

¿Cuantas veces han estado en una reunión de la que quieren salirse? ¿En cuantas reuniones han estado en las cuales no se llega a ningún acuerdo satisfactorio y por el contrario quizás salen de mal humor? Esta es una situación real y que de hecho se puede presentar en muchos proyectos.

Si han estado en una situación como la anterior, quizás sientan que dichas reuniones no fueron efectivas y que por el contrario consumen tiempo del proyecto que podría utilizarse en otras actividades.

¿Qué podemos hacer para enfrentar esta situación? En esta oportunidad trataré de resumir algunos de los puntos que a mi parecer son importantes y se deben tener en cuenta para realizar reuniones efectivas.

1) El objetivo: Cada reunión debe tener un objetivo definido y comunicado con anterioridad. Este objetivo puede ser muy puntual (como tomar una decisión sobre la compra de un equipo) o un poco más amplio (como revisar el estado del proyecto), pero en todos los casos debe quedar claro para los participantes de la reunión cuál es el motivo de la reunión. De esta forma cada uno de los participantes llega preparado y enfocado en lo que se va a discutir. Puede ocurrir que en dicha reunión se desee tratar un tema adicional, si esto surge durante la reunión debería tomarse nota del asunto y si queda tiempo disponible puede tratarse al final de la reunión. De hecho en mi experiencia al momento de organizar la reunión es bueno dejar unos minutos libres al final de la reunión para tratar algún tema adicional que surja, pero todos deben tener claro el porqué se están reuniendo y qué es lo que se espera obtener de la reunión.

2) Los tiempos: En mi opinión hay veces que se requieren reuniones de larga duración para analizar temas críticos, sin embargo en la mayoría de los casos las reuniones muy largas resultan ser no efectivas. Los participantes se aburren y empiezan a pensar en otras cosas o hablar de otros temas con lo cual la duración se extiende aun más y la probabilidad de llegar a una conclusión efectiva se reduce. En caso se requiera realizar reuniones largas es adecuado establecer tiempos de descanso intermedios. En particular si las personas son muy activas, como es mi caso, estar sentados mucho tiempo resulta pesado. Por otro lado es muy importante respetar los tiempos establecidos por cada tema que se vaya a tratar y más importante aun el tiempo total de la reunión. Cuando la discusión de un tema se prolonga demasiado puede ser síntoma de que se están alejando del objetivo específico. Adicionalmente, pasada la hora establecida para finalizar la reunión, muchas personas empezarán a pensar en su siguiente actividad y su capacidad de enfocarse en el objetivo se reduce.

3) Las reglas: Dentro de un grupo es necesario definir reglas de comportamiento y estas deben evidenciarse en las reuniones. Algunos ejemplos de esto son:
- Forma de participación: ¿cada quien habla cuando desea o el facilitador cede la palabra al que desea expresar su opinión? Está de más decir que levantar la voz o utilizar frases despectivas es inaceptable en un equipo que busca el mismo objetivo.
- Toma de decisiones: ¿las decisiones se toman por mayoría simple, mayoría absoluta, consenso? ¿Qué significa consenso para los participantes?
- Uso de celulares, puede ser recomendable mantenerlos en silencio o en vibrador.

4) El facilitador o moderador: Es quien debe velar que la reunión se mantenga enfocada en el objetivo, que los participantes tengan la posibilidad de expresar su punto de vista, que se respeten las reglas de comportamiento, que se respeten los tiempos y se registren los acuerdos. En algunos casos puede ser necesario que para fomentar la participación de todos, el facilitador pregunte directamente a cada uno de los participantes su opinión sobre el tema tratado.

5) Logística: Se debería tener todo listo previo al inicio de la reunión. Se debe contar con lo necesario según el caso: cañón multimedia, papel, lapicero, pizarra, plumones, etc. Si la reunión va a durar mucho es importante que la sala de reuniones sea adecuada, que cuente con asientos cómodos y temperatura adecuada. Además es bueno contar con agua y quizás algo de comer. Esto hace que la reunión sea un poco más agradable. Con respecto a este punto en alguna oportunidad leí que si querían tener una reunión corta hagan lo contrario, (ambiente no tan cómodo) puesto que la gente querrá terminar más rápido y llegarán a acuerdos más rápido. Dejo a opinión de los lectores analizar esta idea.

Como un punto final creo que vale el comentario que en el caso de un jefe de proyecto que desea conocer el avance de su equipo, en realidad resulta más efectivo preguntar a cada uno individualmente que reunirlos a todos, solo con este objetivo. La idea de una reunión debe ser llegar a un acuerdo.

Prepararse para la oportunidad

2011-05-23T12:08:00.004-05:00

El mes pasado tuve la oportunidad de participar en el PMI Leadership Meeting 2011 realizado en Brasil. En esta reunión cada año se congregan líderes de los capítulos y comunidades virtuales con el objetivo de conocerse, compartir experiencias, y reforzar sus habilidades que finalmente redunden en beneficio de los miembros y voluntarios de los capítulos y comunidades.

La primera conferencia estuvo a cargo de Tom Sheives, quien al final de la conferencia tuvo la gentileza de obsequiar copias de su libro "Opportunity Unstuck". El día de hoy recién he podido terminar de leerlo y quería comentar algunos puntos que me parecieron muy interesantes.

En su libro Tom resalta 4 principios clave en los que se debe trabajar con miras a obtener esa oportunidad esperada:

- Ser reconocido como experto (recognized expert)

- Comprometerse emocionalmente (emotionally engaged)

- Ayudar activamente a otros (actively help others)

- Ser un miembro de equipo efectivo (Effective team member)

No es mi intención detallar a fondo cada uno de ellos, pero estoy abierto a discutirlo con cualquiera que quiera comentarlo. Por ahora solo quiero comentar que aunque podría parecer que estos 4 principios podrían parecer lógicos para algunos, es un hecho que a veces los dejamos de lado por diferentes motivos.

Por un lado es importante la especialización, (reconocido como experto) la cual nos debe llevar a desarrollar nuestras habilidades y conocimientos en el área donde deseamos trabajar y ser lo mejor que podamos ser, más un constante reto a nosotros mismos para seguir mejorando.

Los otros tres implican desarrollar nuestra habilidades interpersonales. Debemos conocer a la gente con la que trabajamos, compañeros, subordinados y superiores (comprometerse emocionalmente) en un intento por saber cuales son sus necesidades específicas y lo más importante desarrollar un sentimiento de confianza.

Luego de ello podremos ayudar activamente a otros. Esto puede hacerse en el mismo ambiente laboral, (buscando siempre apoyar los objetivos de la organización) así como fuera de él. Por ejemplo se puede apoyar a una organización social o alguna otra causa. Si lo piensan bien esta es una extraordinaria posibilidad de desarrollar habilidades interpersonales que resulten muy útiles en el ambiente laboral. pero lo importante en este punto es recordar que no se debe realizar estas tareas esperando una recompensa. Se hace por que es lo correcto.

Finalmente sea que seamos el líder o miembro de un equipo debemos cumplir nuestras responsabilidades específicas del proyecto, pero además reconocer los aciertos y brindar feedback sobre aquello que se puede mejorar en cada uno de los miembros del equipo, al mismo tiempo que estamos dispuestos a recibir feedback del resto de personas y buscamos fortalecer nuestra propias habilidades Sin la confianza mencionada anteriormente esta tarea se puede volver una misión imposible.

Compartir conocimiento - Clave para el éxito

2011-04-06T11:02:00.005-05:00

Después de un tiempo en que día tras día parecía salir algo nuevo escribo este post relacionado a una situación presente en muchos equipos y a su vez relacionada con un proyecto que espero empezar pronto.

Sabemos que un equipo es un conjunto de personas que se dirigen hacia un mismo objetivo y que deberían establecer reglas internas para aumentar su eficacia y eficiencia. Bajo esta definición se hace lógico pensar que los miembros del equipo deben colaborar entre sí para lograr el objetivo.

¿Esta situación se da completamente en todos los equipos? ¿Todos los miembros del equipo están dispuestos a compartir sus conocimientos y experiencias en beneficio del proyecto? ¿¿Un equipo puede ser exitoso sin esta colaboración entre los miembros? ¿Cuál sería el nivel de cooperación mínimo requerido para alcanzar el objetivo? ¿La colaboración es necesaria entre equipos para alcanzar una ventaja competitiva?

Pensaba en la respuesta a todas esas preguntas y me hice una pregunta adicional. ¿Cuando encontramos un problema cuya solución no conocemos, cuál es nuestra primera reacción?

¿Preguntarle a un compañero de equipo?
¿Preguntarle a un compañero de trabajo, pero que se encuentra asignado a otro proyecto?
¿Buscar información de proyectos anteriores que hayan podido tener un problema similar en la misma organización?
¿Preguntarle a un colega o amigo que trabaje en otra empresa?
Preguntarle a "Todo lo sabe Google"

Probablemente se tenga que recurrir a más de una de las opciones anteriores para encontrar la solución y hacer algunas pruebas preliminares. Esto implica tiempo y por lo tanto usualmente costo. Sin embargo, luego que resolvemos el problema, surge el dilema. ¿Qué pasa si uno de nuestros compañeros tiene el mismo problema? Si tiene suerte .de alguna forma podría dar con nosotros y podríamos ayudarlo a resolver su problema de forma rápida, caso contrario repetirá todo el proceso que nosotros tuvimos que realizar para encontrar la solución nuevamente, significando tiempo, costo y en ciertos casos stress innecesario.

He aquí una de las razones por las que documentar soluciones a problemas y lecciones aprendidas tiene un papel critico, sin embargo bajo la idea de que el conocimiento es lo que nos diferencia de los demás. puede darse el caso de pensar que si compartimos nuestro conocimiento estamos perdiendo una situación de status.

Esto lo he visto tanto en proyectos académicos como profesionales, sin embargo si se maneja de una forma adecuada genera una relación "GANA-GANA" en la que todas las partes se benefician (El que comparte, el que recibe y la organización). Un punto clave aquí es que quien recibe conocimiento, además de resolver su problema específico, debería generar RETROALIMENTACIÓN y compartir sus propios conocimientos y habilidades en beneficio de la organización. El otro punto con respecto a este tema es "El RECONOCIMIENTO". Quien comparte conocimiento en beneficio de la organización debe ser reconocido por ello. Ciertamente no suena bien que nosotros realicemos un trabajo y otro se lleve el mérito, por lo que la organización debe buscar generar una cultura en que compartir el conocimiento se vea recompensado y que dichas recompensas las reciban las personas correctas.

Reconocimiento de equipos

2011-02-25T22:26:00.001-05:00

No hace mucho conversaba con un especialista en recursos humanos y surgió el tema de como las empresas reconocen el esfuerzo de uno o más miembros del equipo y me pareció que sería un buen tema para complementar mi post anterior.

Cuando uno piensa en este tema, quizás una de las primeras cosas que pueden venir a la mente es premios monetarios o reconocimientos como el empleado del mes, el más colaborador, la revelación del año o cosas por el estilo. Todas son formas válidas de reconocer el esfuerzo, pero todas están enfocadas en una persona.

Esto enfoque puede motivar la competencia entre los miembros del equipo, y ciertamente esto no es necesariamente malo, pero lo cierto es que sólo uno puede ser el empleado del mes (Uno gana, los otros pierden).

Teniendo en cuenta lo anterior algunas empresas premian a todos los que alcancen un cierto nivel de rendimiento. (Todos pueden ganar) En mi opinión este es un mejor enfoque, pero el enfoque del que quiero tratar en este post está dirigido a los equipos.

Si en vez de premiar a personas se destina un premio al equipo o equipos que demuestren un mayor rendimiento, esto puede servir como herramienta para fomentar la cooperación entre todos los miembros del equipo.

El premiar equipos en lugar de personas, ayuda a que todos se enfoquen en el objetivo y se sientan más motivados a trabajar. Un premio que puede ser compartido por todos los miembros del equipo genera una mayor identificación con el equipo y cuando se consigue esto, los resultados también suelen ser mayores.

Tomando nuevamente el ejemplo del equipo deportivo. todos los miembros del equipo aportan para el objetivo de ganar y deben ser premiados por el esfuerzo. Imagínense que un equipo de fútbol campeona. ¿A quién se debe premiar? ¿Sólo al goleador o a todo el equipo?

Por otro lado si dentro de este equipo se quiere premiar a alguien específico, por ejemplo el jugador más valioso. ¿Quién debería elegirlo? Para mí, la respuesta es clara, los mismos miembros del equipo.

Generalizando lo anterior los dejo con una pregunta. ¿Este enfoque será válido en el contexto de sus organizaciones?

El papel de la motivación

2011-02-01T20:51:00.000-05:00

Pensemos en todas las oportunidades en que hemos trabajado con equipos. Para el 99% de las personas esto será el día a día. En la universidad a los alumnos se les encomienda desarrollar trabajos en grupo, y en el trabajo desarrollamos proyectos o ejecutamos funciones que requieren el apoyo de otras personas. Pero si nos preguntamos en cuáles son los equipos en que mejor nos sentimos, seguramente la respuesta nos llevará a equipos que no estén relacionados directamente con el trabajo. Por ejemplo amigos con los que se practica deporte, obras de bien social o voluntariado, bandas de música, aficionados a los autos, deportes de aventura, grupos de teatro, etc.

Estas son cosas que hacemos porque nos gustan y nos producen satisfacción personal. Entonces la pregunta sería ¿es posible llevar este sentimiento a un equipo de proyecto en el trabajo? Ante esto creo que todos estarán de acuerdo en que la motivación juega un papel importante en el desempeño de todos los miembros del equipo, pero cuando se trata de saber cómo mantener motivada a una persona, el tema se complica.

Existen muchos estudios y teorías motivacionales, una de las más conocidas quizás la pirámide de necesidades de maslow o la Teoría X-Y de Macgregor, sin embargo, no pretendo cubrir en este post detalles de las teorías motivacionales. En su lugar quiero plantear solo algunas preguntas:

- ¿Me siento bien trabajando con mi equipo actual?

- ¿Mi participación en el proyecto se alinea con mis objetivos personales (con lo que quiero hacer)?

- ¿Cómo me gustaría que reconozcan mis méritos?

Cada persona dependiendo de muchos factores responderá de distintas formas. Un joven que recién empieza su vida laboral probablemente se verá motivado simplemente por sus ganas de aprender, alguien con responsabilidades familiares, su principal motivación podría ser el dinero y la estabilidad laboral que le garantice cubrir las necesidades de la familia . Otros simplemente preferirían tener un tiempo libre para hacer otras cosas luego de cumplir con sus tareas y muchos se sienten motivados en el trabajo debido principalmente al ambiente de amistad y confianza creado por el mismo equipo. Conozco más de una persona que cuando tuvo que elegir entre más dinero o ambiente de trabajo eligió quedarse donde ganaría menos pero tendría un mejor ambiente de trabajo.

Un caso particular que escuché fue el de un profesional cuya esposa había dado a luz hace poco. ¿En este escenario cual sería mejor opción para motivarlo? ¿Mayor sueldo, mayores responsabilidades, tiempo libre..? Quizás todas las opciones podrían parecer en mayor o menor grado válidas, pero lo cierto es que en su caso particular prefería el tiempo libre, lo cual le permitiera pasar más tiempo con su reciente hijo. Esto podía aumentar su motivación y con ello su productividad.

En resumen es importante invertir un tiempo en definir la mejor forma de mantener motivados a los miembros del equipo y para esto, el área de recursos humanos puede jugar un papel importante.

Efecto Halo en la gestión de proyectos

2011-01-20T16:15:00.000-05:00

A raiz de una conversación que mantuve con un amigo, el post del día de hoy trata sobre el llamado efecto halo hablando en el contexto de la gestión de proyectos y para explicarlo mejor planteo el siguiente escenario ficticio.

Jorge egresó de la carrera de Ingeniería Civil de una prestiogiosa universidad en los primeros puestos y gracias a sus calificaciones no le tomó mucho tiempo conseguir un buen trabajo en una de las principales empresas constructoras del país. El tiempo fue transcurriendo y Jorge continuaba ampliando sus conocimientos y asistiendo a cursos de especialización relativos a su línea de trabajo, lo que generó por dos años consecutivos que fuera premiado por sus logros. Además Jorge era muy puntual (nunca tuvo un retraso), incluso a la hora de almuerzo regresaba a trabajar antes que sus compañeros. Todo esto provocó que su jefe directo lo recomendara para un ascenso.

Jorge estaba feliz, y no le faltaban motivos, sentía que reconocían su esfuerzo y esperaba ser el responsable del diseño de un proyecto bastante grande que la compañía acababa de conseguir. Grande fue su sorpresa cuando le dijeron que su nuevo puesto sería jefe de proyecto de la construcción de un pequeño teatro. Al principio Jorge no tenía idea de lo que representaba su nuevo puesto, pero decidió que solo era un reto más, además el aumento en el sueldo era considerable.

A los pocos meses el proyecto estaba considerablemente atrasado y los costos excedían lo planificado, había un descontento entre los trabajadores, que resultaba en una reducción en su productividad. Jorge estaba muy estresado y continuaba preguntandose que había fallado. El diseño ciertamente estaba correcto. Él mismo había trabajado con el responsable para terminarlo y había intentado aplicar al equipo de proyecto la misma disciplina que se aplicaba a sí mismo. Poco después Jorge decidió dejar la compañía y consiguió un nuevo empleo.

¿Que ocurrió en este caso?
¿Jorge cambió su forma de trabajo en algún momento?
¿Los directivos eligieron mal?
¿Jorge falló a propósito porque quería sabotear a la compañía?

Este en realidad es un ejemplo de lo que se conoce como el efecto halo. Este se define como "Consiste en apreciar una característica en particular de una persona y generalizar la personalidad o aptitudes de ésta en torno a la característica apreciada, aun cuando el resto de sus características o habilidades no se conlleven con la evaluada"

Dicho de otra forma y situándonos en nuestro contexto, consiste en pensar que porque una persona tenga múltiples habilidades ténicas también va a tener las habilidades de gestión. Estas pueden ser desarrolladas al igual que las anteriores, sin embargo también es importante considerar que hay mucha gente que se siente más comoda y disfruta más trabajando en la parte técnica, que en la parte de gestión (Jorge a pesar de ser el jefe de proyecto quiso participar en el equipo de diseño, quizás descuidando otras actividades) En el escenario planteado el resultado final fue que la compañía perdió a un buen profesional y todo el conocimiento que con el se fue.

¿Por que estas personas pasarían al lado de gestión entonces? la respuesta puede ser que el cargo de gestión por sí mismo implica autoridad y usualmente un mayor sueldo. Sin embargo lo cierto es que sin los responsables de la parte técnica no habría proyecto, ási que aprovecho también para recordar que todos los miembros de un equipo de proyecto juegan un papel en la consecusión de los objetivos y todos ellos deben ser reconocidos en función de sus aportes al proyecto y al mismo tiempo promover que se desarrollen en la línea de carrera que más les interese. Finalmente una persona solo puede llegar a altos niveles de productividad cuando le gusta lo que hace.

Equipos exitosos

2011-01-07T18:16:00.000-05:00

El día de hoy quiero compartir una idea sobre el desarrollo de equipos exitosos que iré explotando en post posteriores. Pero en lugar de hablar de problemas y técnicas que se tienen para conseguir un equipo efectivo y eficiente, quiero empezar con revisar la definición de equipo.

El diccionario define "equipo" como "Grupo de personas organizado para una investigación o servicio determinado". En esta definición la palabra clave es organizado. Un equipo requiere una organización interna lo que conlleva a identificar funciones y reglas de comportamiento, pero un punto clave que nos permite diferenciar lo que es un equipo efectivo de un simple grupo de personas con tareas definidas es que en un equipo todos apuntan hacia el mismo objetivo y se apoyan entre sí para conseguirlo.

Una forma de analizar esto es analizarlo en el contexto de un equipo deportivo, sea de football, voley, basket o lo que sea. En general ¿qué hace que un equipo acumule triunfos? Ni bien hecha la pregunta se me vienen a la mente dos aspectos: las estrellas y el trabajo en equipo.

¿Qué pasa cuando un equipo carece de alguna de las dos? Un equipo con una o dos estrellas podrían sorprender inicialmente al rival y podría generar que el equipo dependa exclusivamente de ellos para ganar. Esto puede funcionar ciertamente por un tiempo, pero eventualmente los rivales encontrarán la forma de anularlos y el equipo habrá perdido su ventaja. ¿Qué ocurre en el caso inverso? Un equipo que no cuenta con estrellas pero si tiene trabajo en equipo, mayormente será un equipo que tratará de organizarse y que dependerá un poco de la suerte para conseguir el triunfo.

La conclusión en este caso es que en un equipo se requieren dos aspectos y cada uno de ellos es importante. El equipo debe contar con personal que cuente con las habilidades técnicas para desarrollar adecuadamente sus funciones, lo cual finalmente genera que el riesgo y el costo se puedan controlar mejor. Pero además la integración del equipo juega un papel clave. Todos los miembros del equipo aportan al resultado final con sus conocimientos y experiencia y para ello cada uno tiene funciones asignadas, por el contrario, los conflictos entre miembros del equipo pueden llegar a generar retrasos en el proyecto y desmotivación entre los demás miembros. Ambos aspectos son importantes y ninguno puede ser dejado de lado.

Regresando al tema del equipo deportivo suele haber una figura adicional. "El entrenador". ¿De que es responsable? Una respuesta simple podría decir que su responsabilidad es elaborar una estrategia que permita cumplir el objetivo (ganar) y para ello buscará y preparará a los recursos (jugadores) necesarios para cumplir la estrategia. Además cuando un equipo pierde muy seguido, el que carga con la responsabilidad suele ser el entrenador . Esto lo convierte en el jefe de proyecto y esta situación se da en cualquier tipo de proyecto para cualquier industria..

Otro tema asociado es ¿Qué pasa si un entrenador no confía en algunos miembros del equipo? En esta situación el entrenador tiene la posibilidad de hacer un cambio en la alineación del equipo, trabajar más de cerca con el jugador para ver si mejora su desempeño, solicitar recursos adicionales o simplemente dar un paso al costado y dejar que otro tome la batuta.

¿Qué pasa en el caso contrario, cuando el equipo no confía en el entrenador? la respuesta es que los miembros del equipo no estarán motivados al triunfo y probablemente tampoco seguirán la estrategia planteada.

Termino este post con una pregunta que me hicieran en un curso hace un tiempo

¿Cuál de los casos es más crítico?

o generalizando ¿Qué es más importante? ¿Qué el jefe de proyecto confíe en su equipo o que el equipo confíe en su jefe de proyecto?

La gestión es importante en todos los niveles

2010-12-29T17:37:00.000-05:00

En estos días decidí iniciar un nuevo blog. Este blog está dirigido para compartir experiencias acerca de los conocimientos y habilidades que requiere cualquier persona para dirigir un proyecto o más exactamente un equipo de proyecto, aunque mucho de lo que se mencione aquí en la mayoría de los casos aplique también para cargos gerenciales y en general de dirección de equipos humanos.

Todo conjunto de actividades que desarrollamos con un fin común puede ser visto como un proyecto y para llevarlo a cabo se necesita contar con conocimientos de técnicas y herramientas, de las que se aprenden en las instituciones educativas, pero además y más importante aún se requieren habilidades interpersonales (liderazgo, trabajo en equipo, comunicación, resolución de conflictos, etc).

Si hacemos un poco de memoria con certeza nos daremos cuenta que durante nuestra vida hemos participado en diversos proyectos con diversos resultados, algunos buenos y otros no tanto, (pero de todo se aprende). Entonces si analizamos estos resultados podremos quizás preguntarnos "qué fue lo bueno que se hizo", "qué se hubiera podido hacer", " me sentí bien trabajando en este proyecto?" "quién lideró el equipo?" "qué aprendí de su forma de llevar el proyecto?". Todas estas preguntas son las bases para aprender de nosotros mismos

Desde la época de colegio es posible identificar a ciertas niños con tendencia a dirigir los juegos.Conforme van madurando estas personas tienen la posibilidad de desarrollar aun más dichas habilidades, sin embargo esto lleva a la pregunta "Los líderes nacen o se hacen?" Desde mi punto de vista estoy convencido que esto viene dado por la formación que reciben y bajo esta premisa las habilidades interpersonales pueden aprenderse si en verdad se tiene la intención.

En mi experiencia profesional he tenido la oportunidad de participar en proyectos para distintas industrias (empresas de seguros, bancos, empresas portuarias, software, etc), pero además de la experiencia en la industria he tenido la posibilidad de trabajar en proyectos de responsabilidad social y en el sector educativo y en cada uno de ellos me he topado con retos y personas con distintas personalidades e intereses. En la mayoría de los casos todos tienen algo que aportar, pero siempre existe el reto de lograr que ese grupo de personas se conviertan en un equipo verdadero.

Entonces como conclusión de este primer post quiero indicar que es importante participar en cursos y talleres tanto de los llamados hard skills (PMI, administración, conocimientos específicos del negocio, contabilidad, finanzas, etc) pero es importante que a todo nivel de la educación se de la posibilidad de desarrollar los soft skills (habilidades interpersonales) y en mi opinión personal a nivel del sector universitario esto debe ser un compromiso por parte de la Universidad que garantice una formación integral.

Participé hace poco en un taller de liderazgo y resolución de conflictos organizado por el Capítulo PMI Lima Perú y debo decir que fue una experiencia bastante valiosa, sin embargo, si esto queda en un conocimiento aprendido en un taller y no se lleva a la práctica y se difunde entre nuestros propios colaboradores es una inversión que se diluirá en el tiempo sin generar mayores beneficios.